Goods-finder.ru

Финансовый аналитик
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Документы для инкассации денежных средств

Препроводительная ведомость к сумке

Когда происходит перемещение наличных средств из кассы предприятия в банковскую организацию, используется документ под названием «Препроводительная ведомость к сумке». Под «сумкой» подразумевается специальный инкассаторский чемоданчик, в котором хранится наличность с момента получения ее из кассы предприятия и до передачи в кредитное учреждение.

Когда и кем составляется ведомость

Ведомость заполняет специалист бухгалтерского отдела предприятия перед помещением денег в инкассаторскую сумку. После составления документ также вкладывается в нее и извлекается только вместе с финансами.

Зачем нужна ведомость

Данный документ позволяет четко зафиксировать сумму, перевозимую из кассы организации в банк, обеспечивает ее неприкосновенность и сохранность.

В случае, если при принятии денежных средств от инкассатора, данные из ведомости не будут совпадать с практически имеющейся наличностью, ответственность за недостачу упадает непосредственно на исполнителя услуги (т.е. инкассатора).

Порядок применения препроводительной ведомости к сумке

В соответствии с законом банковские учреждения обязаны принимать наличные средства от организаций при наличии следующих сопроводительных документов:

  • приходно-кассового ордера,
  • объявления на взнос наличными,
  • и препроводительной ведомости (в состав которой кроме собственно ведомости входят накладная и квитанция).

Инкассаторская сумка заполняется материально-ответственным сотрудником юридического лица (кассиром или бухгалтером), который также оформляет и препроводительную ведомость. При этом сумка должна быть запечатана таким образом, чтобы пломбу невозможно было нарушить без явных примет попытки взлома. Ведомость вкладывается внутрь инкассаторской сумки, а накладная и квитанция, которые также входят в комплект сопроводительной документации, остаются снаружи.

Как составить и оформить препроводительную ведомости к сумке

Данный документ имеет унифицированную форму под кодом ОКУД 0402300, обязательную к применению. Она включает в себя все нужные сведения:

  • информацию о компании и кредитном учреждении, в которое переправляются деньги,
  • номера счетов,
  • транспортируемую сумму с разбивкой ее по банкнотам,
  • источник прихода денежных средств,
  • дату перемещения.

Также в ведомости содержаться оригиналы подписей ответственных лиц:

  • клиента,
  • бухгалтерского работника
  • и кассового сотрудника банка, который занимается приемом сумки с точно прописанной в ведомости суммой.

Заверять печатью организации документ не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги печатями и штампами. Однако, если использование оттисков зарегистрировано в учетной политике фирмы, бланк нужно проштамповать (не следует забывать и о том, что некоторые кредитные учреждения по инерции требуют печати на документах от юр.лиц, невзирая на отмену этого требования в законе).

Сколько экземпляров имеет ведомость

Ведомость пишется в трех экземплярах (под ними подразумевается сама ведомость, накладная и квитанция):

  • первый из которых кладется вместе с деньгами в инкассаторский чемоданчик,
  • второй передается работнику кредитной организации (он должен быть обязательно завизирован печатью инкассатора),
  • третий остается в бухгалтерии компании, которая переправляет деньги из кассы в банк.

Последняя копия должна быть удостоверена автографом инкассатора, в дальнейшем этот документ служит основанием для внесения необходимых сведений в кассовый журнал фирмы.

Следует отметить, что лучше всего ведомость заполнять через специальную копировальную бумагу, в таком случае все экземпляры будут абсолютно идентичны, не говоря уж о том, что это позволит сэкономить некоторое время.

Как быть если в документе допущены ошибки

Ведомость относится к документам строгой отчетности, поэтому к ее заполнению нужно относиться крайне скрупулезно, стараясь избегать любых неточностей и ошибок. Исправления в ведомости недопустимы, поэтому, если какие-либо ошибки все же случились, следует оформить новый бланк документа.

Образец составления препроводительной ведомости к сумке

Вначале вверху пишется:

  • номер инкассаторской сумки, к которой прилагается ведомость,
  • дата составления документа (она должна соответствовать дате передачи денег из компании в банковское учреждение).

Затем заполняется графа «От кого». Здесь указываются реквизиты отправителя денег (если это ответственный сотрудник предприятия, следует внести его должность, фамилию, имя, отчество, а если деньги передаются через инкассатора – то достаточно вписать полное название организации, деньги которой транспортируются).

В графе «Получатель» пишется адресат денежных средств (чаще всего названия в двух вышеуказанных строках совпадают).

В строку под названием «Дебет» вносится номер банковского лицевого счета получателя, в строку «Кредит» — номер его расчетного счета. Чуть ниже указывается ИНН получателя и еще раз номер счета.

Следующее, что нужно вписать в документ:

  • названия банка-вносителя и банка-получателя перевозимой наличности,
  • указать их БИК (банковский идентификационный код),
  • а также сумму (прописью) и источник, из которого были получены средства.

В соответствующие ячейки справа еще раз вносится:

  • сумма (теперь уже цифрой),
  • символ поступления (имеется ввиду код источника поступления – при затруднениях по этому параметру можно проконсультироваться у банковского специалиста),
  • разбивка суммы в зависимости от кода источника (если деньги были получены разными путями).

На второй стороне бланка ведомости дается опись сдаваемых денежных средств. Здесь расписывается:

  • количество банкнот, в зависимости от их номинала
  • и сумма по каждой строке (вычисляется путем умножения значения из первой графы на значение второй).

В завершение ведомость должна быть подписана всеми ответственными сотрудниками, задействованными в транспортировке денежных средств.

Инкассация наличных денежных средств

Для сдачи наличности в банк страховые организации прибегают к услугам инкассаторов, что гарантирует им сохранность денежных средств.

Создание собственной структуры инкассации наличности требует больших расходов и не всегда нецелесообразно, преимуществом услуг сторонних организаций является их ответственность за несвоевременную инкассацию денежных средств. Как ведется учет инкассируемой наличности в страховой организации?

В соответствии с положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» все организации обязаны сдавать в учреждения банков поступающие в их кассы наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств для последующего зачисления на их счета.

Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, не имеющие расчетного счета, самостоятельно определяет лимит остатка наличных в этих подразделениях. По каждому из них организация ведет свой раздел кассовой книги.

Сдача денежных средств на соответствующие счета в банках может производиться:
— непосредственно в кассы банков;
— с помощью услуг инкассаторской службы банков;
— с помощью специализированной инкассаторской службы, имеющей лицензию Банка России;
— через организацию федеральной почтовой связи;
— в автоматические сейфы.

Обособленное подразделение (филиал, представительство) организации, имеющее счет в банке, инкассируется в том же порядке, что и юридическое лицо. При этом в кассе необходимо обязательно документально оформлять оприходование выручки (приходными ордерами) и сдачу ее в банк (расходным ордером). Записи вносятся в разделы кассовой книги обособленного подразделения.

Правила хранения, перевозки и инкассации наличных денег в кредитных организациях на территории Российской Федерации установлены положением Банка России от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (далее — Положение № 318-П). В соответствии с Федеральным законом от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» перевозку наличных денег, инкассацию, а также кассовые операции по приему и обработке наличных денег могут осуществлять только организации, входящие в систему Банка России.

Для перевозки наличных денег кредитная организация может привлекать организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов. И если для осуществления инкассации требуется наличие лицензии, то к транспортировке денежных средств такие требования не предъявляются. Однако ее могут осуществлять только специализированные организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов.

Отношения с инкассаторскими работниками, осуществляющими перевозку наличных денег и инкассацию, определяются договором о полной материальной ответственности. Если операции по перевозке и инкассации наличных денег осуществляются совместно несколькими инкассаторскими работниками и нет возможности разграничить их ответственность за причинение ущерба, заключается договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Читать еще:  Валовая продукция в денежном выражении

В случае осуществления инкассаторских услуг заключается договор на инкассацию, пересчет и зачисление (перечисление) денежной наличности на банковские счета организации. Если инкассация осуществляется сотрудниками банка, подписывается двусторонний договор, если привлекается небанковская кредитная организация, подписывается трехсторонний договор. От каждой из трех сторон назначается ответственное лицо.

При инкассации с привлечением небанковской кредитной организации функции подразделяются следующим образом:
— организация обеспечивает подготовку сумки с наличными деньгами и ее сдачу инкассатору, оплачивает услуги инкассатора и банка;
— инкассатор в согласованные дни и часы проводит инкассацию (прием сумок с наличными деньгами) от уполномоченного лица организации, доставку в банк и сдачу в кассу банка. При необходимости осуществляет временное хранение в подразделении инкассации;
— банк принимает сумки с наличными деньгами от инкассатора, осуществляет пересчет наличных денег и зачисление на счет организации.

К договору прилагаются:
— перечень подразделений организации с указанием наименования подразделений, адресов, телефонов, ФИО руководителя и кассира. В дальнейшем, если необходимо дополнить перечень подразделений, подлежащих обслуживанию, организация оформляет заявку на обслуживание и дополнительное соглашение к договору;
— заявка на проведение инкассации;
— протокол согласования цен на инкассацию, временное хранение и прием, пересчет для перечисления наличных денег.

Как правило, по договору инкассации организации вменяется в обязанность обеспечение свободных и освещенных подъездных путей, входов, выходов и коридоров, изолированного и непросматриваемого кассового помещения, запирающегося изнутри, беспрепятственного передвижения вооруженных инкассаторов в здании по маршруту вход — касса — выход, сопровождение работником охраны или иным должностным лицом организации.

Правила проведения инкассации

Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки 0402303. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.

С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.

Перед выездом в организацию инкассаторы получают:
— порожние сумки;
— доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег;
— штамп;
— ключи;
— явочные карточки 0402303.

По прибытии в организацию инкассатор предъявляет кассиру:
— документы, удостоверяющие личность;
— доверенность на перевозку наличных денег (инкассацию наличных денег);
— явочную карточку;
— порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.

Кассир организации в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.

На сумку составляются препроводительная ведомость 0402300 и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью.

Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке.

При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится.

Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки.

Если сумка не сдана инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа и заверить своей подписью.

Прием сумки с наличностью банком

Порядок сдачи сумки инкассаторским работником отличается от порядка сдачи в банк сумки работником страховщика.

При приеме сумки с наличностью банковский работник проверяет соответствие записей в сопроводительных документах:
— накладной и явочном листе, если сумка сдается инкассатором;
— накладной и квитанции, если сумка сдается работником страховщика.

Кроме того, проверяется:
— не имеет ли поступившая сумка с наличными деньгами каких-либо повреждений (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, пломб, разрыва обвязки или узлов на обвязке и др.);
— цела ли сумка с наличными деньгами и пломба на ней;
— соответствует ли номер сумки с наличными деньгами номеру, указанному в накладной к сумке, если сумка с наличными принимается от инкассаторских работников, или в накладной к сумке и квитанции к сумке — если сумка с наличными деньгами принимается от организации.

На основании проверки составляется журнал, который при соответствии записей подписывается работником банка и представителем организации, сдающим сумку. Если сумка сдается инкассатором, ему передается второй экземпляр журнала. Если же сумка сдается сотрудником страховщика, то экземпляр журнала остается в банке, а страховщику передается подписанная квитанция.

При выявлении несоответствий в сопровождающих документах в графе «Примечание» журнала делается соответствующая запись, если сумка сдается через инкассаторов. Если же сумку с несоответствующими данными в сопроводительных документах сдает работник страховщика, она возвращается организации вместе с накладной и квитанцией.

Если сумка имеет повреждения, то в присутствии лиц, предъявивших сумку, она вскрывается, а наличность — принимается путем поштучного, полистного пересчета.

При выявлении излишка или недостачи составляется акт вскрытия и пересчета вложенных денег. В акте указываются:
— фирменное наименование кредитной организации (фирменное наименование кредитной организации и наименование филиала);
— дата;
— наименование организации;
— реквизиты упаковки;
— причина вскрытия упаковки;
— наименования должностей, фамилии, инициалы работников, осуществлявших пересчет наличных денег и присутствовавших при пересчете наличных денег;
— сведения о помещении, в котором осуществлялся пересчет наличных денег;
— сумма наличных денег по данным кассовых документов и фактическая сумма наличных денег.

Акт пересчета наличных денег подписывается лицами, осуществлявшими пересчет. Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй направляется организации, третий экземпляр передается инкассаторским работникам.

Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Это подтверждает судебная практика. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, он, согласно действующему законодательству, несет перед своим клиентом материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств (постановление ФАС ЗСО от 05.05.2009 № Ф04-2204/2009 (4483-А70-8)).

Вложение сумки в автоматический сейф

Страховщик может сдавать наличность через автоматические сейфы банка. Для этого он должен иметь достаточное количество порожних сумок.

Формирование сумки осуществляется так же, как и для инкассации. При этом кредитной организацией с учетом технологии приема сумок автоматическим сейфом определяется способ прикрепления накладной, которая либо вкладывается в сумку, либо прикрепляется к ней. Квитанция остается у страховщика.

Процедура вложения сумки в сейф следующая.
1. Клиент вводит номер сумки, персональный код, пароль или другие предусмотренные договором банковского счета, счета по вкладу (депозиту) или другим договором идентифицирующие его данные.
2. осле вложения сумки с наличными деньгами клиент выводит распечатку автоматического сейфа, подтверждающую осуществление операции по приему сумки с наличными деньгами, в которой содержится информация о клиенте, дате и времени вложения сумки с наличными деньгами в автоматический сейф.

Читать еще:  Оптимизация остатка денежных активов

Сдача наличных денежных средств в банк через инкассаторов оформляется расходным кассовым ордером с использованием счета 57 «Переводы в пути». Использование указанного счета удобно с точки зрения аналитического учета по инкассируемым точкам и инкассаторам.

Пример 1
Страховщик передал наличность инкассатору для доставки в банк с целью зачисления на расчетный счет в сумме 700 тыс. руб. Комиссия банка составила 0,2% от инкассируемой суммы. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 1.

Учет сдачи наличности в банк через инкассатора

Правила и порядок проведения инкассации денежных средств кассы – оформление, бухучет, проводки

Инкассацией наличных денежных средств часто называют процедуру перевозки, физического перемещения наличности из одного места в другое.

Характерный пример – передача наличной выручки из торговых точек в обслуживающее финансовое учреждение. Как правило, в подобных ситуациях речь идет о перевозке достаточно больших сумм денежной наличности.

Это серьезная и ответственная операция, поэтому осуществляется она всегда по определенным правилам, жестко регламентированным нормативными документами Центробанка РФ.

Инкассация наличных денег подразумевает совершение конкретных действий.

Это касается самой процедуры, её документального оформления и бухгалтерского учета.

Что это такое и для чего нужна?

Инкассация денежных средств – комплексное понятие, означающее совокупность взаимосвязанных мер по физическому перемещению денежной наличности между отдельными хозяйствующими субъектами (организациями), их структурными (обособленными) подразделениями и обслуживающими банками.

Перевозка наличных денег осуществляется уполномоченными инкассаторами – специалистами, имеющими необходимую профессиональную подготовку.

Действия всех участников этой процедуры – кассиров, инкассаторов, банковских сотрудников – подчиняются установленному порядку, регламентированному Указанием Центробанка РФ № 3210.

Как правило, к инкассаторам обращаются по следующей причине – обеспечение сохранности наличных денежных средств в процессе её перевозки.

Осуществление инкассации наличных денег является гарантией их безопасности, защищенности от внешних посягательств.

По сути, транспортировка наличных денег вооруженными инкассаторами является приоритетным и наиболее безопасным способом их физического перемещения из кассы предприятия в обслуживающий банк.

Процедура инкассации наличных средств позволяет успешно решать следующие задачи:

  • Физическое перемещение (транспортировка) наличной выручки коммерческого предприятия из торговой точки в обслуживающий банк.
  • Доставка нужной суммы денежной наличности из финансового учреждения в кассу хозяйствующего субъекта для очередной выдачи зарплаты его сотрудникам.
  • Перевозка наличных денежных средств между обособленными структурными подразделениями (филиалами) конкретного банка.
  • Регулярное пополнение банкоматов необходимым количеством бумажных купюр с формированием отчета об актуальном состоянии денежных счетчиков.
  • Периодическое изъятие денежной выручки из платежных терминалов, осуществляющих прием наличности.
  • Безопасная транспортировка материальных ценностей и документации.

Сервис денежной инкассации, подразумевающий последующее зачисление перемещаемых средств на банковский счет, обеспечивается на законных основаниях следующими способами:

  • Непосредственно через банковские кассы.
  • С помощью инкассаторской службы, уполномоченной перевозить денежную наличность. Это могут быть подразделения инкассации при обслуживающих финансовых учреждениях, а также частные охранные структуры, имеющие законное право сопровождать перевозку денежной наличности.
  • Посредством службы РосИнкас – инкассаторской структуры, имеющей специальное разрешение Центробанка РФ.
  • Через федеральную систему почтовой связи.
  • Непосредственно через автоматические сейфы.

Обязательна ли для ООО?

Действующим законодательством – нормативной документацией Центробанка РФ – предусматривается требование об ограничении кассового остатка хозяйствующими субъектами.

Речь идет об установлении лимита на общую сумму наличности, остающейся в кассе организации к завершению каждого операционного дня.

Это условие распространяется на всех хозяйствующих субъектов, осуществляющих приходно-расходные транзакции с наличностью, кроме индивидуальных предпринимателей и организаций, относящихся к малым предприятиям.

Надо отметить, что хозяйствующие субъекты, подпадающие под исключения, имеют право лимитировать кассовый остаток, но не обязанность.

Если индивидуальный предприниматель/малое предприятие все же решит воспользоваться этим правом, соблюдение установленного норматива (лимита) будет являться обязательным. О лимите для малых предприятий читайте здесь.

Сверхлимитная наличность – превышение установленного ограничения – подлежит изъятию из кассы хозяйствующего субъекта и обязательной передаче в обслуживающий банк с последующим её зачислением на расчетный счет организации.

Инкассация считается наиболее безопасным способом физического перемещения наличных денег из кассы предприятия в обслуживающее финансовое учреждение.

Если речь идет о значительных суммах, рекомендуется пользоваться услугами профессиональных инкассаторов, гарантирующих сохранность перемещаемых денег.

Накапливать и удерживать сверхлимитную кассовую наличность хозяйствующим субъектам разрешается лишь в дни выдачи зарплаты, праздничные/выходные дни.

Нарушение данных правил обуславливает наложение штрафных санкций на виновных лиц. Штраф для должностных субъектов составляет от 4000 до 5000 рублей, для организаций (предприятий) – от 40 000 до 50 000 рублей.

Правила и порядок проведения для наличных денег на предприятии

Существуют общеобязательные нормы законодательства, четко регламентирующие порядок выполнения инкассации наличности в организации.

Эти правила, как уже говорилось ранее, должны неукоснительно соблюдаться всеми участниками данного процесса – кассиром предприятия, передающим наличность, и инкассатором, осуществляющим доставку переданных денег в банк.

Кроме того, правила инкассации могут регламентироваться подписанным соглашением о предоставлении инкассаторских услуг, которым, например, предусматривается периодичность передачи средств и другие конкретные условия.

Сама процедура инкассации денежных средств подразумевает последовательное выполнение её участниками следующих действий:

  • Передаваемая наличность готовится кассиром хозяйствующего субъекта к отправке. На этой стадии осуществляются тщательный пересчет и упаковка денежных средств, размещаемых после этого по сумкам. Оформляется набор необходимых документов в нескольких экземплярах. Составленные бумаги также помещаются в инкассаторские сумки с деньгами. Завершается этот этап опломбированием сумок, подлежащих передаче инкассаторам.
  • Денежная наличность, упакованная в сумках, передается инкассатору. Данное действие выполняется кассиром передающей организации в особом помещении. Контролировать эту процедуру вправе ревизор, финансовый контролер, главный бухгалтер, руководитель организации. Кассир проверяет личность и бумаги инкассатора, вносит сведения в явочную карточку, предоставляет образец пломбы, отдает инкассатору сумку с деньгами и документацию. Инкассатор удостоверяет свою личность, предъявляет кассиру нужные бумаги и возвращает пустые сумки, принимает сумки с деньгами, проверяет исправность пломб, сверяет данные документов, подписывает и датирует квитанцию, ставит печать.
  • Перевозка (физическое перемещение, транспортировка) переданных денежных средств непосредственно в обслуживающий банк. Осуществляется эта процедура уполномоченным инкассатором по маршруту, разработанному и утвержденному заранее.
  • Сдача-приемка сумок с денежной наличностью в финансовое учреждение. Инкассатор передает сумки с деньгами в обслуживающий банк, который надлежащим образом принимает эти средства. Процедура сдачи-приемки выполняется по установленным правилам. Если она завершается успешно, полная материальная ответственность инкассатора за переданные деньги прекращается.
  • Переданная наличность принимается и приходуется банковским сотрудником, проверяющим сумки, целостность пломб, правильность сведений в сопроводительных бумагах.

Документальное оформление

Чтобы корректно передать инкассатору наличность для транспортировки в банк, кассир составляет следующую документацию:

  • Сопроводительнаяведомость в трех экземплярах (один – в сумку, второй – кассиру, третий – инкассатору);
  • регистр выполненных транзакций (помещается в сумку), сумма которого должна соответствовать сумме ведомости;
  • накладная для денежной сумки;
  • квитанция для денежной сумки.

Инкассатор удостоверяет свою личность, предъявляет доверенность, передает кассиру явочную карточку для заполнения.

Кассир вносит нужные сведения в явочную карточку и возвращает её инкассатору. Впоследствии данная карточка проверяется банковским сотрудником, сверяется с кассовым ордером.

Бухгалтерский учет и проводки

В бухучете хозяйствующего субъекта, передающего наличность в банк посредством инкассации, используются определенные корреспонденции счетов, сопровождающиеся оформлением нужных документов:

Глава 9. Инкассация наличных денег

Глава 9. Инкассация наличных денег

9.1. В подразделении инкассации должен вестись учет информации об организациях, инкассацию наличных денег которых осуществляет данное подразделение, количестве и номерах сумок, в которых организациями осуществляется сдача наличных денег в кредитную организацию, ВСП.

9.2. Количество порожних сумок, выдаваемых организации, определяется кредитной организацией с учетом объема инкассируемых наличных денег.

9.3. Руководитель инкассации должен составлять маршруты инкассации наличных денег и графики заездов инкассаторских работников в организации. Время и периодичность заездов устанавливаются руководителем инкассации по согласованию с организацией.

Читать еще:  Источники накопления денежного капитала

9.4. Инкассаторские работники перед выездом на маршрут инкассации наличных денег должны получить доверенности на перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, штамп, ключи, считывающие устройства (в случае их использования).

9.5. Перед получением в организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник должен предъявить кассовому работнику организации документы, предусмотренные пунктом 7.5 настоящего Положения.

Кассовый работник организации предъявляет инкассаторскому работнику образец упаковки, передает сумку с наличными деньгами, а также накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300.

9.6. При приеме в организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации должен проверить целость упаковки, соответствие сумки имеющемуся образцу упаковки, правильность заполнения накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300.

Инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации должен проверить соответствие сумм наличных денег, проставленных в накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300, номера сумки, указанного в накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300, номеру принимаемой сумки с наличными деньгами.

При приеме сумки с наличными деньгами инкассаторский работник должен подписать квитанцию к сумке 0402300, проставить оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и возвратить квитанцию к сумке 0402300 кассовому работнику организации.

9.7. В случае использования инкассаторским работником считывающего устройства кассовый работник организации передает инкассаторскому работнику сумку с наличными деньгами и квитанцию к сумке 0402300, в которой не указаны суммы вложенных в сумку наличных денег. Инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации должен проверить соответствие номера сумки, указанного в квитанции к сумке 0402300, номеру принимаемой сумки с наличными деньгами, произвести считывание идентификатора сумки с наличными деньгами с использованием считывающего устройства для проведения автоматической сверки с данными заявки и возвратить кассовому работнику организации квитанцию к сумке 0402300 с проставленными в ней подписью, оттиском штампа, датой приема сумки с наличными деньгами.

9.8. При выявлении нарушения упаковки, неправильного составления препроводительной ведомости к сумке 0402300 прием сумки с наличными деньгами инкассаторским работником не производится. В присутствии инкассаторского работника кассовым работником организации устраняются нарушения упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке 0402300, либо прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется инкассаторскими работниками при очередном заезде.

9.9. Принятые инкассаторским работником в организации сумки с наличными деньгами, накладные к сумкам 0402300 на все время работы на маршруте инкассации наличных денег должны размещаться инкассаторскими работниками в автотранспорте.

9.10. По окончании маршрута инкассации наличных денег инкассаторские работники должны сдать сумки с наличными деньгами в кредитную организацию, ВСП. Прием сумок с наличными деньгами от инкассаторских работников осуществляется в соответствии с пунктами 4.3 — 4.7 настоящего Положения.

9.11. После сдачи сумок с наличными деньгами в кредитную организацию, ВСП инкассаторские работники должны передать руководителю инкассации (дежурному инкассаторскому работнику) экземпляр журнала 0402301, а также доверенности на перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, штамп, ключи, считывающие устройства (в случае их использования).

9.12. Инкассация наличных денег физических лиц осуществляется в соответствии с требованиями, установленными в настоящей главе для инкассации наличных денег организаций.

Как проходит инкассация наличных денег

Инкассация — это перевозка наличных денег с охранниками. Со стороны прохожих она выглядит так: приезжают суровые мужчины в бронежилетах, выносят из магазина мешки с деньгами и увозят в банк. Со стороны владельца магазина нужно подготовить пять документов, убедиться, что рядом есть освещенная дорога, и заполнить все бумаги без ошибок.

Для какой суммы можно заказывать инкассацию

Инкассация — это прием, перевозка и сдача денег в кассу. По сути инкассаторы работают, как курьеры, только перевозят деньги и отвечают за их сохранность.

Инкассацией занимаются банки и специальные инкассаторские компании с лицензией. С ними заключают договор и платят комиссию: это может быть процент от суммы инкассации или фиксированная ставка.

Обращаться за инкассацией можно в любой момент и с любой суммой: например, в понедельник решили внести на счет 2 000 000 рублей, а через два дня заработали еще 200 000 рублей и хотят их тоже отвезти в банк. Обычно услугой пользуются, чтобы внести на счет крупную сумму — положить на счет несколько тысяч можно и с помощью карты, а вот нести 100 000 рублей в рюкзаке уже нервно. Но если хочется, инкассировать можно и небольшие суммы — ограничений нет.

Чаще всего инкассаторов вызывают розничные компании — там больше всего наличных денег. Это магазины, кафе, кинотеатры, турагентства, автосалоны.

Проверка помещения перед инкассацией

Чтобы воспользоваться услугой, нужно пройти несколько этапов. Обычно порядок инкассации такой:

  • оставить заявку на инкассацию через сайт или по телефону. После этого банк проверит, подавал ли этот магазин заявку раньше;
  • заключить договор на инкассацию денежной наличности. Лучше обращаться в тот же банк, где открыт расчетный счет: если у банка есть лицензия на банковскую деятельность, то автоматически есть и на инкассаторскую;
  • дождаться рабочую группу. Перед тем как проводить инкассацию, специалисты проверяют помещение и окрестности. У здания должна быть освещенная дорога, временная парковка для спецтранспорта и отдельное помещение для передачи денег — это может быть любая комната, главное, без посторонних людей и не проходная. Если всего этого нет, в инкассации могут отказать;
  • заказать инкассацию и согласовать дату и время. Это важно, потому что за ложный вызов инкассации могут оштрафовать — в среднем на 500—1000 рублей.
  • подготовиться к приезду инкассаторов и передать им деньги. Об этом чуть дальше.

Проверяют помещения и заключают договор только один раз, в самом начале. На это может уйти от одной до двух недель, но в следующий раз это делать не нужно. А вот оставлять заявку и готовиться к приезду инкассаторов придется всегда.

Что нужно подготовить к инкассации

Инкассаторы не возьмут деньги, если в документах будут ошибки, даже незначительные вроде перепутанной буквы в названии фирмы или фамилии владельца. Как правильно оформить инкассацию:

  • подготовить предпроводительную ведомость. Она состоит из накладной, ведомости и квитанции. Как заполнить — подскажут в банке. При этом важно заполнить правильно, чтобы не было различий и исправлений. Если в ведомости стоит миллион рублей, он же должен быть везде;
  • упаковать деньги в сейф-пакеты. Их оставляют, когда проверяют магазин, а затем привозят, если закончились. Сейф-пакеты одноразовые, их нельзя вскрыть незаметно, в такие пакеты иногда упаковывают товары из интернет-магазинов;
  • встретить инкассаторов. Банки заранее выдают имена инкассаторов, которые приедут. У инкассаторов нужно проверить паспорта и доверенность от банка, чтобы убедиться, что это они;
  • отдать инкассатору сейф-пакет, накладную и квитанцию, чтобы он расписался. Квитанция остается в магазине и доказывает, что деньги отдали, а инкассатор их принял. Если сейф-пакет поврежден, инкассатор его не возьмет — это нарушение правил инкассации наличных денег.

Теперь осталось попрощаться с инкассаторами и дождаться денег. Обычно на счет они поступают от одного до трех дней, зависит от банка. Это время нужно, чтобы пересчитать деньги и проверить, не фальшивые ли они. В Модульбанке деньги приходят до трех часов следующего дня. Если что-то пойдет не так, банк будет разбираться.

Запомнить:

заключить договор на инкассацию и проверить помещение занимает 1—2 недели;

в квитанции, ведомости и накладной суммы денег должны совпадать;

квитанция остается у вас, остальные документы забирают инкассаторы;

стоимость инкассации — 0,4% от суммы, но не меньше 990 рублей в Модульбанке, в других банках также зависит от суммы;

у инкассаторов нужно проверить паспорт и доверенность от банка;

всего для инкассации понадобится пять документов: договор, заявка, квитанция, накладная, ведомость.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector