Goods-finder.ru

Финансовый аналитик
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Учет денежных документов в казенном учреждении

Энциклопедия решений. Учет денежных документов. Счет 201 35 (для бюджетной сферы)

Учет денежных документов. Счет 201 35 (для госсектора)

ГАРАНТ:

Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора

Согласно п. 169 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), на счете 201 35 «Денежные документы» учитываются различные денежные документы:

— оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т.п.;

— оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;

— полученные извещения на почтовые переводы;

— почтовые марки, конверты с марками, марки государственной пошлины и т.п.

Хранение денежных документов осуществляется в кассе учреждения.

Внимание

Неоплаченные талоны, путевки (полученные безвозмездно) подлежат хранению в кассе учреждения наравне с денежными документами. Однако их учет должен осуществляться госучреждением на забалансовых счетах.

В частности, неоплаченные талоны на бензин и масла, на питание могут учитываться на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности», а неоплаченные путевки — на счете 08 «Путевки неоплаченные».

Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются Приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и Расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с записью на них «Фондовый».

Регистрация таких кассовых ордеров (с записью «Фондовый») осуществляется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) обособленно.

Аналитический учет по счету 201 35 ведется по видам денежных документов. Согласно п. 171 Инструкции N 157н в этих целях может вестись Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051).

Учет операций по счету ведется на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514) учреждения с проставлением на них записи «Фондовый» и в Журнале по прочим операциям (ф. 0504071) (п. п. 170, 172 Инструкции N 157н).

Факты хозяйственной жизни отражаются в указанных выше регистрах на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.

Стоимость денежного документа, отраженная в учете организации госсектора, по сути, является эквивалентом стоимости нефинансовых активов (работ, услуг), которые могут быть отгружены (выполнены, оказаны) в соответствии с определенным договором.

Определенные расходные обязательства субъект учета принимает еще перед использованием денежных документов: кассовые расходы формируются в бухгалтерском (бюджетном) учете при оплате денежных документов, а фактические — после их использования в установленном порядке.

Пример

Казенным учреждением приобретена путевка в санаторий для своего сотрудника стоимостью 7 000 руб. Указанная путевка выдана сотруднику. По возвращении из санатория сотрудником в бухгалтерию представлен отрывной талон путевки с отметкой санатория.

В бюджетном учете могут быть сделаны следующие записи:

КРБ 1 302 62 830

КРБ 1 304 05 262

Учреждением оплачена стоимость путевки

КРБ 1 201 35 510

КРБ 1 302 62 730

Путевка получена в кассу учреждения

КРБ 1 208 62 560

КРБ 1 201 35 610

Путевка выдана под отчет сотруднику

КРБ 1 401 20 262

КРБ 1 208 62 660

Сотрудником представлен отчет об использовании путевки

Информацию об аналитических счетах и типовых корреспонденциях, применяемых в целях ведения бухгалтерского учета денежных документов, смотрите в путеводителях:

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Информационный блок «Энциклопедия решений. Госсектор: учет, отчетность, финконтроль» — это совокупность уникальных актуализируемых аналитических материалов, ориентированных на бухгалтеров, специалистов финансово-экономических служб организаций бюджетной сферы

Материал приводится по состоянию на февраль 2020 г.

См. содержание Энциклопедии решений

Материалы информационного блока помогут в короткие сроки и на высоком уровне решать задачи в области бухучета, использования бюджетной классификации, финансового контроля, а также правильно применять нормативные правовые акты в условиях совершенствования правового положения государственных (муниципальных) учреждений.

Каждый материал блока подкреплен ссылками на нормативные правовые акты, учитывает сложившуюся судебную практику и актуализируется по мере изменения законодательства.

Перечень сокращений, используемых в Энциклопедии решений и других аналитических материалах :

Закон N 402-ФЗ — Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Инструкция N 157н — Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н

Инструкция N 162н — Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н

Инструкция N 174н — Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н

Инструкция N 183н — Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н

Указания N 65н — Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н

Порядок N 209н — Порядок применения классификации операций сектора государственного управления, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 N 209н

Порядок N 85н — Порядок формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структура и принципы назначения, утв. приказом Минфина России от 06.06.2019 N 85н

Порядок N 132н — Порядок формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структура и принципы назначения, утв. приказом Минфина России от 08.06.2018 N 132н

Приказ N 52н — Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»

Инструкция N 33н — Инструкция о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утв. приказом Минфина России от 25.03.2011 N 33н

Инструкция N 191н — Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 28.12.2010 N 191н

КБК — коды бюджетной классификации

КОСГУ — Классификация операций сектора государственного управления

КФО — код вида финансового обеспечения (деятельности)

План ФХД — План финансово-хозяйственной деятельности

ГРБС — главный распорядитель бюджетных средств

ПБС — получатель бюджетных средств

Орган-учредитель — орган, осуществляющий функции и полномочия учредителя бюджетного или автономного учреждения

С. Бычков, заместитель директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Минфина России

А. Семенюк, заместитель главного бухгалтера Федеральной таможенной службы (ФТС России), государственный советник РФ 3 класса

В. Пименов, руководитель объединенной редакции «Бюджетная сфера» и Департамента бюджетной методологии компании «Гарант», эксперт Лаборатории анализа информационных ресурсов НИВЦ МГУ им. М.В. Ломоносова

Ю. Крохина, заведующая кафедрой правовых дисциплин Высшей школы государственного аудита (факультет МГУ им. М.В. Ломоносова), доктор юридических наук, профессор

А. Кулаков, начальник отдела учета и отчетности ФГБУ «Главный военный клинический госпиталь им. академика Н.Н. Бурденко» Минобороны России, профессиональный бухгалтер

Е. Янчарин, зам. начальника Управления организации капстроительства ДТ МВД России с 2016 по 2018 год

Д. Жуковский, начальник отдела автоматизации бюджетного учета, специалист по внедрению программных продуктов фирмы «1С» в организациях бюджетной сферы

Cотрудники объединенной редакции «Бюджетная сфера» компании «Гарант»:

А. Шершнева, заместитель руководителя редакции, советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

В. Сульдяйкина, редактор-эксперт, специалист по автоматизации бюджетного учета фирмы «1С»

А. Киреева, редактор-эксперт, специалист по автоматизации бюджетного учета фирмы «1С»

Н. Андреева, редактор-эксперт, профессиональный бухгалтер, член ИПБ России

О. Левина, редактор-эксперт, советник государственной гражданской службы 1 класса

О. Монако, редактор-эксперт по вопросам налогообложения, аудитор

А. Кузьмина, редактор-эксперт по юридическим вопросам, кандидат юридических наук

Сотрудники Департамента бюджетной методологии службы Правового консалтинга ГАРАНТ:

А. Суховерхова, заместитель руководителя департамента, член Союза развития государственных финансов

Т. Разрезова, эксперт, государственный советник 1 класса

Ведение фондовой кассы в бюджетном учреждении. Фондовая касса

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Денежные документы (маркированные конверты) подлежат балансовому учету на счете 0 201 35 000 «Денежные документы».
Учет движения маркированных конвертов осуществляется путем оформления приходных и расходных кассовых ордеров с проставлением на них записи «Фондовый».
Учет операций по счету ведется на отдельных листах Кассовой книги учреждения с проставлением на них записи «Фондовый» и в Журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 169 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета. «, утвержденной Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — N 157н), маркированные конверты относятся к денежным документам и учитываются на балансовом счете 0 201 35 000 «Денежные документы».
Хранение денежных документов осуществляется в кассе учреждения ( Инструкции N 157н).
Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (форма 0310001) и расходными кассовыми ордерами (форма 0310002) с оформлением на них записи «Фондовый».
Маркированные конверты приходуются в кассу учреждения по номинальной стоимости на основании первичных документов поставщика либо представленного подотчетным лицом авансового отчета (с приложением к нему подтверждающих документов).
Аналитический учет по счету 0 201 35 000 следует вести в отдельных Карточках учета средств и расчетов (форма 0504051) (далее — Карточка), открываемых на каждый вид денежных документов.
Карточка открывается записями сумм остатков на начало года. Текущие записи производятся не позднее следующего дня после совершения операции. В конце месяца в Карточке подсчитываются итоги по остаткам.
При необходимости отражения количественных данных Карточка может быть дополнена учреждением соответствующими графами. Измененную форму карточки следует закрепить в учетной политике учреждения.
Важно отметить, что оформленные приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» необходимо регистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, которыми оформляются операции с денежными средствами. А учет операций с денежными документами следует вести на отдельных листах кассовой книги (форма 0504514) учреждения с проставлением на них записи «Фондовый» ( Инструкции N 157н). Оформление отдельных листов кассовой книги осуществляется последовательно согласно датам совершения операций.
Записи в кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру. Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным документам раздельно с денежными средствами. При этом строки «в том числе на заработную плату» и «Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.
Страницы кассовой книги с записью «Фондовый» формируются кассиром только за рабочие дни, когда есть остаток денежных документов в фондовой кассе или их движение.
Напомним, что бухгалтерский учет в учреждениях госсектора ведется методом начисления, согласно которому результаты операций признаются по факту их совершения независимо от того, когда получены или выплачены денежные средства (или их эквиваленты) при расчетах, связанных с осуществлением указанных операций ( Инструкции N 157н). Применительно к учету денежных документов это означает, что «кассовые» расходы будут сформированы в бухгалтерском учете при оплате денежных документов, а «фактические» — после их использования в установленном порядке.
Таким образом, списание с балансового учета денежных документов возможно только после того, как факт их использования будет подтвержден в установленном порядке.
Для подтверждения использования маркированных конвертов подотчетное лицо должно представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. Например, к отчету могут быть приложены реестр почтовых отправлений, разработанный в учреждении (на отправку простой корреспонденции), или квитанции и описи, получаемые в почтовом отделении при отправке заказной корреспонденции, а в случае порчи конверта — испорченный конверт.
Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям (форма 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира ( Инструкции N 157н).
Журнал открывается путем перенесения остатков на начало периода. В нем отражаются обороты за весь период, выводятся остатки на конец периода и формируются обороты для переноса в главную книгу (форма 0504072).
Журнал подписывается главным бухгалтером учреждения или его заместителем и исполнителем, составившим его.
В заключение отметим, что на протяжении последних лет порядок ведения учета денежных документов, в том числе маркированных конвертов, не менялся.
Согласно п. 6 Инструкции 157н методы оценки отдельных видов имущества и обязательств, а также иные решения, необходимые для организации и ведения бухгалтерского учета, утверждаются актами субъекта учета при формировании учетной политики.
Таким образом, детальный порядок отражения в учете операций с денежными документами следует закрепить в учетной политике учреждения.

Читать еще:  Денежные средства в бухгалтерском учете

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Васильева Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Очень часто у бухгалтера могут возникать вопросы о порядке ведения кассовой книги, а именно отражение в ней операций по денежным документам. В данном случае, с одной стороны требования приказа Министерства финансов России «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти» от 01.12.2010 года за № 157н и приказ Министерства финансов России «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета» от 15.12.2012 года за № 173н, а с другой стороны неудобно, так как за один день могут быть операции не только с наличными деньгами, но и с денежными документами. Тем самым переходящего остатка с листа на лист может и не быть. В таком случае не будет и соответствия номеров с листа на лист. Очень часто бухгалтера ведут сразу две кассовые книги, для налички и фондовую книгу.

Еще в 2009 году Министерство финансов России в своем приказе за №148н от 30.12.2008 года «Об утверждении инструкции по бюджетному учету» высказало свое требование по поводу отражения операций с денежными документами в кассовой книге. Опираясь на данный приказ контролирующие органы, утверждают, что нельзя вести отдельную книгу по фондовой кассе. 1 января 2012 года Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории России вступило в силу. А Положение №373-П наоборот отменило единую норму о единой кассовой книге. А значит, бухгалтер имеет полное право вести отдельную кассовую книгу по фондовой кассе.

Основное направление расходования денежных документов считается . Все требования для расчетов с подотчетными лицами немного отличаются и в частности зависят от того, как происходит процесс расчета, наличными деньгами или денежными документами. Сравнительный анализ требований выглядит следующим образом:

Операции по выдаче денежных средств, при наличии распоряжения руководителя и , а денежные документы на соответствующие цели;

Операции по увеличению дебиторской задолженности, денежные средства только при отсутствии задолженности по денежным средствам, при этом денежные документы не оговариваются;

Денежные средства и денежные документы только на основании авансового отчета с обязательным приложением подтверждающих документов.

Теперь вести бух.учет в 1С Бухгалтерии 8.2 проще простого, достаточно подписаться на покупку партнерского курса http://buhkurs82.v1c.info/

Теперь понятно, что если в учреждении сотруднику выдаются в подотчёт денежные средства и денежные документы, то обязательно осуществлять раздельный учет расчетов.

Типичная ошибка при учете денежных документов считается одномоментное списание абсолютно всех приобретенных денежных документов и при выдаче их сотруднику на ответственное хранение. В данном случае может возникнуть вопрос, а как обосновать такое действие?

Для этого необходимо приложить все документы, подтверждающие данный факт к авансовому отчету о расходовании денежных документов. Это может быть реестр корреспонденции при использовании конвертов или отмеченные корешки путевок при наличии путевки в санаторий.

Конверты — денежные документы?

Исходя из анализа норм пункта 107 Инструкции по бюджетному учету, которая утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2009 г. № 148н, маркированные конверты следует учесть в составе денежных документов (хотя прямо в указанном нормативном акте поименованы только марки). Следовательно, конверты с наклеенными на них марками должны находиться только в кассе учреждения.

Особенности кассовых операций

Любое перемещение маркированных конвертов отражают в Кассовой книге учреждения (ф. 0504514). Основанием для внесения в нее записей служат кассовые ордера: приходные фондовые (ф. 0310001) используют при поступлении конвертов в кассу и расходные фондовые (ф. 0310002) — при выдаче их из кассы. Регистрируют их в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с прочими денежными средствами.

Приобретенные маркированные конверты принимает под отчет кассир (в том числе на основании накладной, полученной из учреждений связи).

Учет операций с денежными документами ведут на отдельных листах Кассовой книги (обособленно от операций с наличными). Однако единая сквозная и последовательная нумерация листов сохраняется.

Заметим, что в соответствии с письмом ЦБ РФ от 28 августа 2007 г. № 29-1-1-10/3669 требуются ежедневное выведение кассиром учреждения в Кассовой книге остатка наличных денег в кассе и представление в бухгалтерию отчета кассира. О денежных документах в письме Банка России ничего не сказано. Поэтому можно предположить, что в случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру учреждения необязательно. Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

Выдача денежных документов

Кассир передает маркированные конверты для использования материально ответственным лицам, на которых возложены обязанности по оформлению, выдаче и использованию конвертов под отчет.

Кроме кассовых документов при этом оформляют накладную или регистрируют операции в Журнале выдачи под отчет денежных документов. В нем должны быть отражены следующие данные:

  • дата выдачи денежных документов;
  • фамилия, имя, отчество лица, которому они выдаются;
  • количество выданных маркированных конвертов;
  • стоимость выданных денежных документов;
  • подпись в получении.
Читать еще:  Возврат излишне полученных денежных средств

Основания для списания конвертов

Маркированные конверты обычно выдают на срок не более месяца (конкретный срок устанавливается в учетной политике учреждения) на основании служебной записки, сформированной на имя руководителя учреждения. В записке указывают необходимое количество маркированных конвертов, а также информацию о задолженности по маркированным конвертам, выданным ранее.

По истечении установленного срока подотчетное лицо заполняет Авансовый отчет (ф. 0504049), в котором расписывает данные о выданных маркированных конвертах в количественном и стоимостном выражении.

Расходы по денежным документам бухгалтер признает только после документального подтверждения их отправки почтой.

Отметим, что аналитический учет ведут по видам маркированных конвертов и их стоимости в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051). При этом операции по движению маркированных конвертов отражают в Журнале по прочим операциям.

Расходы, связанные с покупкой маркированных конвертов, отражают по подстатье 221 «Услуги связи» (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные приказом Минфина России от 25 декабря 2008 г. № 145н). Сами конверты учитывают на счете 201 35 000 «Денежные документы».

Операции с маркированными конвертами отражают следующими записями:

Учет денежных документов

В деятельности любого учреждения часто используются такие документы, как талоны на бензин или на питание учащихся, почтовые марки и конверты с марками для отправки корреспонденции, карты экспресс-оплаты Интернета и сотовой телефонной связи и иные документы, требующие особого учета. В статье рассмотрим, в каком порядке они должны использоваться и учитываться.

Что такое денежные документы

Согласно п. 169 Инструкции № 157н оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины – все это денежные документы.

Денежные документы должны храниться в кассе учреждения.

В соответствии с п. 170 Инструкции № 157н прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с проставлением на них записи «фондовый».

Приходные и расходные кассовые ордера с записью «фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, в которых фиксируются операции с денежными средствами.

В кассовой книге (ф. 0504514) учреждения учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах, на которых проставляется отметка «фондовый».

Согласно методическим указаниям по ведению кассовой книги, утвержденным Приказом Минфина РФ № 173н , итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.

Записи в кассовую книгу должны вноситься кассиром сразу же после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру.

Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 172 Инструкции № 157н).

Отражение в бухгалтерском учете движения денежных документов

Талоны на питание обучающихся. Существует категория обучающихся, которым учебное заведение обязано предоставить бесплатное питание. Такое питание отпускается по талонам на питание. Талон может быть изготовлен типографским способом или отпечатан на принтере. Он должен содержать ряд обязательных реквизитов:

– печать или штамп выдавшей организации и подпись ответственного работника.

Для муниципальных учреждений в некоторых регионах созданы правила обращения отдельных видов денежных документов. Четкий порядок выдачи и учета талонов на предоставление на льготной основе питания в образовательных учреждениях разработан, например, комитетом по образованию правительства Санкт-Петербурга (Распоряжение от 08.06.2009 № 1139-р).

Согласно этому документу образовательные учреждения снабжаются талонами единого образца. Руководитель учреждения

обеспечивает хранение бланков талонов и выдает их работнику, ответственному за организацию питания, в соответствии с количеством учащихся льготных категорий. Бланки талонов передаются по акту, форма которого разработана специально и приведена в приложении 3 к данному распоряжению. Этот работник выдает заполненные бланки талонов педагогу, выполняющему функцию классного руководителя, или мастеру производственного обучения (куратору группы). Выданные, но не использованные талоны возвращаются. Все действия с талонами должны быть зафиксированы в книге учета выдачи талонов, форма которой приведена в приложении 2 к Порядку выдачи и учета талонов , утвержденному Распоряжением № 1139-р.

При предоставлении льготного питания самим образовательным учреждением использованные по назначению талоны подсчитываются в конце каждого рабочего дня и прикладываются к кассовому отчету. Они хранятся вместе с контрольно-кассовой документацией в течение пяти лет и после окончания срока хранения уничтожаются по приказу руководителя учреждения.

При предоставлении льготного питания в учреждении образования организацией общественного питания еженедельно проводится сверка использования талонов и составляется соответству­ющий акт об их реализации по форме, которая приведена в приложении 3 к Порядку выдачи и учета талонов.

Казенное образовательное учреждение заключило договор с предприятием общепита на поставку завтраков и комплексных обедов для учащихся. Учреждение уплатило по договору 120 000 руб. На эту сумму по акту приема-передачи были получены талоны на питание. Они были оприходованы в кассу как денежные документы. Часть талонов из кассы на сумму 30 000 руб. была передана подотчетному лицу, которое выдавало эти талоны учащимся. После того как учащиеся получили питание по данным талонам, был составлен акт на сумму 30 000 руб. (приложен к авансовому отчету подотчетного лица, получившего талоны).

Согласно Приказу Минфина РФ № 171н расходы казенного учреждения на оплату услуг по организации горячего питания учащихся относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Данные операции в бухгалтерском учете учреждения будут отражены в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:

Учет денежных документов в казенных учреждениях

«Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2013, N 2

Финансово-хозяйственная деятельность казенных учреждений предполагает использование различных денежных документов: почтовых извещений о денежных переводах, талонов на ГСМ, почтовых марок, маркированных конвертов, санаторно-курортных путевок и т.д. Денежными средствами такие документы не являются, но имеют номинальную стоимость и подлежат хранению наравне с наличностью в кассе учреждения. Каким образом должен быть организован учет денежных документов, рассмотрим в статье.

Разбираемся с понятием «денежные документы»

В соответствии с п. 169 Инструкции N 157н под денежными документами нужно понимать различные документы с определенным денежным номиналом, входящие в следующий перечень:

  • оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т.п.;
  • оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, на турбазы;
  • полученные извещения о почтовых переводах, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины и т.п.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Отметим, что данный перечень является открытым — так, в составе денежных документов кроме перечисленного выше могут учитываться:

  • железнодорожные билеты и авиабилеты;
  • проездные билеты на общественный транспорт;
  • карты оплаты телефонной связи (МТС, «Мегафон», «Ростелеком» и т.п.) и Интернета.

Денежные документы хранятся в кассе учреждения. В ходе проверок контрольные органы обращают внимание на наличие фактов приобретения таких документов и их учет, а также порядок их отражения на счетах бухгалтерского учета.

Отметим, что к денежным документам не относятся (и в их составе не учитываются):

  • немаркированные конверты и поздравительные почтовые открытки без марок;
  • бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • бланки больничных листов и родовых сертификатов;
  • бланки квитанций на прием наличных денежных средств;
  • неоплаченные, полученные безвозмездно путевки в санатории и дома отдыха.

В своей учетной политике учреждение приводит перечень денежных документов, которые используются в финансово-хозяйственной деятельности.

Порядок учета и хранения денежных документов

В соответствии с п. 170 Инструкции N 157н денежные документы хранятся в кассе учреждения. Прием в кассу и выдача из кассы оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002), при этом на них делается запись «Фондовый».

Приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» отмечаются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.

Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги учреждения с проставлением на них записи «Фондовый».

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в карточке учета средств и расчетов.

Операции, связанные с использованием денежных документов, отражаются на счете 201 35 «Денежные документы». Поступление денежных документов отражается по дебету данного счета, их выдача — по кредиту.

Читать еще:  Вы выиграли денежный сертификат 570000 рублей

Рассмотрим примеры отражения операций с денежными документами.

Пример 1. Казенное учреждение в феврале 2013 г. приобрело за счет средств областного бюджета 100 талонов на бензин А-92. Каждый талон рассчитан на 20 л бензина. Цена 1 л — 28 руб. (в том числе НДС). Номинальная стоимость одного талона составляет 560 руб. Договором предусмотрено перечисление аванса в размере 30% (16 800 руб.) и окончательный расчет в конце месяца (39 200 руб.). Учреждение обслуживается в Федеральном казначействе.

Талоны на бензин оприходованы в кассу учреждения и затем выданы под отчет водителям на месяц: 10 талонов Иванову В.В. и 15 талонов Сидорову И.И. В конце месяца водители представили авансовые отчеты с корешками от талонов. Учреждение освобождено от обязанности уплачивать НДС согласно ст. 145 НК РФ.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 162н будут сделаны следующие записи:

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.
Получаемые по талонам ГСМ приходуются на основании корешков талонов, приложенных к авансовым отчетам водителей. В корешке содержится такая информация, как марка ГСМ и номер талона. Номер на отрывном корешке подтверждает факт использования именно тех талонов, которые были получены под отчет.

Пример 2. Казенное учреждение выдало работнику под отчет 2500 руб. для приобретения почтовых марок на сумму 1700 руб. и немаркированных конвертов на сумму 800 руб. Работник представил утвержденный руководителем авансовый отчет на сумму 2700 руб., из которых 1000 руб. израсходовано на приобретение немаркированных конвертов.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 162н будут сделаны следующие записи:

Бюджетный учет: что такое денежные документы и как с ними работать в бюджетном учреждении

Практически каждое государственное (муниципальное) учреждение использует финансовые активы, в том числе денежные документы. Они имеют определенную стоимостную оценку, их надо особым образом хранить и учитывать. Как работать с денежными документами в бюджетном учреждении? Разбираемся вместе с руководителем проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур Юлией Вольхиной.

Что такое денежные документы

Сегодня в России отсутствует нормативное определение для понятия «денежные документы». Не разработан и единый реестр денежных документов. В нормативных правовых актах обозначены лишь основные признаки и примеры таких документов (см. инструкцию, утв. приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н; далее — Инструкция № 157н). Принято считать, что под денежными документами в бюджетном учете понимаются объекты определенной номинальной стоимости, которые приобретены и хранятся в учреждении, но услуги по ним еще не предоставлены.

Самые известные примеры такого рода документов — это талоны на бензин или на питание, почтовые марки, конверты с марками, извещения на почтовые переводы, путевки в санатории или детские оздоровительные лагеря и проч. К данным активам относятся также карты оплаты мобильной связи, IP-телефонии междугородных, международных переговоров, доступа в интернет, авиационные и железнодорожные билеты, проездные билеты на общественный транспорт и т.п.

Есть категория документов, которые имеют стоимостную оценку, но в целях бухучета не признаются денежными документами. В частности, это:

  • акции, которые были выкуплены у акционеров;
  • ценные бумаги;
  • бланки строгой отчетности (см. «Бюджетный учет: как хранить, учитывать и списывать БСО в бюджетном учреждении»);
  • документы на нематериальные активы.

Как отразить денежные документы в учетной политике

Ответ на вопрос, какие именно активы будут считаться денежными документами, учреждение должно закрепить в своей учетной политике. Там же прописывается порядок их учета, хранения и списания. Все эти процедуры регламентированы несколькими инструкциями и приказами Минфина России, полный перечень которых вы видите ниже.

Основные документы, которые регламентируют работу бюджетного учреждения с денежными документами:

  • Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утв. приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н);
  • Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России от 06.12.10 № 162н);
  • Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. приказом Минфина России от 16.12.10 № 174н);
  • Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. приказом Минфина России от 23.12.10 № 183н);
  • Приказ Минфина России от 30.03.15 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».

Мы собрали в таблицу примеры формулировок, которые можно использовать в учетной политике организации:

Раздел

Что написать в учетной политике

Организация бухгалтерского учета

Перечень должностей работников, которые имеют право получать денежные документы и денежные средства под отчет на приобретение товаров (оплату работ, услуг), приведен в Приложении №. к настоящей Учетной политике.

Выдача денежных средств и денежных документов под отчет производится согласно соответствующему Положению №… к настоящей Учетной политике

Порядок проведения инвентаризации

Для подтверждения данных бухгалтерского учета и показателей годовой бухгалтерской отчетности проводится инвентаризация имущества и финансовых обязательств:

  • ________________________________
  • ________________________________
  • наличные денежные средства, денежные документы и бланки строгой отчетности — ежемесячно на произвольную дату.

Учет финансовых активов

В составе денежных документов учитываются (на выбор учреждения):

  • почтовые марки;
  • маркированные конверты;
  • карты экспресс-оплаты услуг связи;
  • оплаченные талоны на бензин и масла;
  • проездные билеты на отдельные виды транспорта: авиа- и железнодорожные билеты;
  • единые проездные билеты;
  • _______________________
  • _______________________

Денежные документы принимаются в фондовую кассу учреждения и учитываются по фактической стоимости.

Для каждого вида денежных документов нужно разработать отдельные локальные нормативные акты (ЛНА) — ими всегда интересуются контролирующие органы в ходе очередных и внеочередных проверок. В каждом ЛНА следует указать должности сотрудников, которые имеют право получать соответствующий вид денежного документа, а также обязательные условия и правила его использования.

Правильно составленный локальный нормативный акт должен обосновывать целесообразность применения денежных документов в бюджетном учреждении. Для этого необходимо тщательно прописать алгоритм, по которому сотрудники будут подтверждать свои расходы.

Как хранить, использовать и списывать

Поскольку учреждение уже оплатило, но еще не погасило денежные документы, они должны храниться в кассе. По фондовой кассе эти документы отражаются в случае, если:

  • приобретены по безналичному расчету;
  • приобретены за наличный расчет одним лицом, но расходовать их будет другое лицо;
  • выдаются сотрудникам по частям, а их остаток хранится в кассе.

Обратите внимание: если подотчетное лицо приобретает денежные документы и сразу же их расходует, то они списываются по авансовому отчету и не проходят по кассе.

Чтобы зафиксировать приход денежных документов в кассу и выдачу их из кассы, нужно использовать приходные кассовые ордеры (форма 0310001) и расходные кассовые ордеры (форма 0310002). Эти формы утверждены приказом Минфина России от 30.03.15 № 52н (далее — приказ № 52н). На ордерах необходимо сделать надпись: «Фондовый», и далее зафиксировать их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Эти записи не должны пересекаться с теми, что отражают движение денежных средств.

По фондовой кассе следует завести отдельную кассовую книгу со сквозной нумерацией и пометкой «Фондовый» на каждом листе. Записи в нее вносятся после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому ордеру. Обратите внимание: строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» в этой кассовой книге остаются незаполненными.

Контроль за денежными документами в бюджетном учреждении ведется в рамках регулярных проверок кассы. По результатам ревизии составляется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086). Правила ее заполнения регламентируются приказом № 52н.

За соблюдение требований к хранению, использованию и учету денежных документов в бюджетном учреждении отвечает его руководитель. Он определяет порядок и сроки проведения контрольных мероприятий.

Тонкости аналитического учета денежных документов

Аналитический учет денежных документов разграничивается по их видам в карточке учета средств и расчетов (форма 0504051). Об этом сказано в пункте 171 Инструкции № 157н. Карточка начинается с записей остатков на начало года. Новые записи вносятся в срок не позднее, чем через день после совершения операции. Итоги по остаткам подводятся в конце каждого месяца.

Бесплатно скачать полнофункциональную демо-версию «Контур-Бухгалтерия Бюджет»

Все операции с денежными документами фиксируются в журнале по прочим операциям. Основанием для каждой новой записи должны стать отчет кассира и прилагаемые к нему документы (форма 0504071). Также как и карточка учета, журнал открывается остатками на начало периода. В нем отражаются обороты за весь период и выводятся остатки.

Правила бухгалтерского учета денежных документов

Все операции по бухгалтерскому учету денежных документов и соответствующие бухгалтерские записи можно разделить на две группы:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector