Goods-finder.ru

Финансовый аналитик
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Учет инкассированной денежной выручки

Инкассация выручки

«Бухгалтерское приложение к газете «Экономика и жизнь», N 33, 2004

Наличные деньги, принятые в кассу организации, подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации. Сумма наличных денег, которую организация может оставить в кассе на конец рабочего дня, не должна превышать лимита остатка наличных денег в кассе. Как правило, доставку наличных денег из кассы организации в банк выполняет служба инкассации. О порядке передачи наличных денежных средств службе инкассации и об особенностях отражения расходов на инкассацию в бухгалтерском учете организации вам расскажет ведущий эксперт «АКДИ ЭЖ» И. Чвыков.

Порядок работы с наличными деньгами в настоящее время регулируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 N 14-П (далее — Правила) и Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок).

Порядок ведения кассовых операций разрешает хранение в кассе организации наличных денег только в пределах лимита кассы, устанавливаемого ежегодно банком, в котором у организации открыт счет.

Сверх установленного лимита организация может хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты и пособий работникам. Однако и в этом случае срок нахождения в кассе таких сумм не может превышать трех рабочих дней (включая день получения денег в банке), а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, — пяти дней. По истечении этих сроков не выданные работникам наличные деньги организация обязана сдать в банк для зачисления на счет.

Обратите внимание! Несоблюдение лимита остатка кассы является административным правонарушением, за которое на организацию и (или) ее должностных лиц может быть наложен штраф.

Доставлять в банк наличные могут как инкассаторы обслуживающего организацию банка, так и сотрудники Российского объединения инкассации (Росинкас).

В соответствии с Федеральным законом от 10.07.2002 N 86-ФЗ «О Центральном банке РФ (Банке России)» Росинкас включено в систему Банка России. В состав данного объединения входят республиканские, краевые, областные, Московское и Санкт-Петербургское управления инкассации.

Чтобы воспользоваться услугами службы инкассации, Росинкаса и в случае инкассации наличных денег обслуживающим организацию банком необходимо заключить специальный договор.

В договоре указываются адреса магазинов, принадлежащих организации, время приезда инкассаторов и стоимость услуг, которая обычно определяется в процентах от суммы инкассированной наличности.

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен Положением ЦБ РФ от 09.10.2002 N 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ».

Заключив договор, организации необходимо заказать изготовление специального пломбира и приобрести свинцовые пломбы. На пломбире должен быть выгравирован номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак.

Если организация сдает инкассаторам наличную выручку в нескольких магазинах, то для каждого из них требуется изготовить свой отдельный пломбир.

После этого организация представляет в подразделение инкассации два экземпляра образцов оттиска каждого пломбира, которым будут опломбировываться сумки с денежной наличностью в каждом магазине.

Руководитель подразделения инкассации банка заверяет все представленные экземпляры образцов оттисков. Для этого на шпагат ниже пломбы организации накладывается пломба банка.

Один экземпляр каждого заверенного образца пломбы передается организации. Этот экземпляр кассир организации будет предъявлять инкассаторам при передаче им сумок с наличностью.

От количества мест инкассации (магазинов) зависит количество сумок для денежной наличности, которые выдаются организации. Обычно на каждую точку инкассации первоначально выдаются две сумки. Далее происходит их «кругооборот». Забрав одну сумку с наличностью, при следующем заезде инкассаторы привозят пустую сумку и забирают заполненную.

На каждой сумке служба инкассации проставляет порядковый номер.

Подготовив денежную наличность, кассир организации должен заполнить в трех экземплярах препроводительную ведомость, первый экземпляр которой вкладывается в сумку, а второй — передается инкассатору вместе с сумкой.

При передаче сумки на третьем экземпляре ведомости инкассатор ставит свою подпись и печать подразделения инкассации. Этот экземпляр остается у кассира организации (магазина).

После того как в сумку сложена наличность и первый экземпляр препроводительной ведомости, ее необходимо опломбировать.

Приехавший за выручкой инкассатор должен предъявить кассиру свое служебное удостоверение, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и пустую сумку.

Кассир записывает в явочную карточку сумму наличных денег (цифрами и прописью), уложенную в сумку и записанную в препроводительной ведомости, дату и номер сумки, показывает инкассатору заверенный образец оттиска пломбы и передает два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор проверяет правильность записей в явочной карточке, ставит дату, свою подпись и печать на третьем экземпляре ведомости и возвращает этот экземпляр кассиру.

Обратите внимание! Записи в явочной карточке должен делать только кассир организации. Допустив ошибку, он должен зачеркнуть неправильную запись, сделать правильную и заверить своей подписью.

Третий экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления бухгалтером расходного кассового ордера (форма N КО-2) и для отражения в кассовой книге расхода наличных денег по кассе организации.

Порядком ведения кассовых операций предусмотрено, что в организации ведется только одна кассовая книга. Поэтому если выручка инкассируется, например, из магазинов, а кассовая книга ведется в центральном офисе организации, то третьи экземпляры препроводительных ведомостей передаются в центральный офис, где и составляются расходные кассовые ордера.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета наличные денежные средства, переданные инкассатору для зачисления на счет организации, но еще не зачисленные по назначению, отражаются на счете 57 «Переводы в пути».

Пример 1. ООО «Фолд» заключило договор с банком на инкассирование наличной выручки.

На начало дня 23 июня 2004 г. в кассе магазина N 1, принадлежащего ООО «Фолд», имелся остаток наличных денег в сумме 3200 руб. Лимит кассы для этого магазина на 2004 г. приказом директора от 28 декабря 2003 г. N 36 установлен 9000 руб.

В течение рабочего дня в магазине была принята наличная выручка на общую сумму 64 000 руб. В конце рабочего дня кассир-операционист передал инкассаторам сумму 65 000 руб., а копия препроводительной ведомости на следующий день была передана в центральную кассу ООО «Фолд».

24 июня 2004 г. эта сумма была зачислена на счет ООО «Фолд» в банке.

В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие проводки:

Д-т сч. 50 К-т сч. 90 — 64 000 руб. — оприходовано поступление наличной выручки в кассу организации

Д-т сч. 57 К-т сч. 50 — 65 000 руб. — отражена сумма выручки, переданная инкассаторам.

Д-т сч. 51 К-т сч. 57 — 65 000 руб. — зачислены наличные деньги на расчетный счет организации.

Сумму платы за услуги по инкассации обычно списывают со счета организации в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

Услуги по инкассации относятся к банковским операциям (п.5 ч.1 ст.5 Закона РФ от 02.12.1990 N 395-1 «О банках и банковской деятельности»).

По общему правилу банковские операции освобождены от обложения НДС, но инкассация в данном случае является исключением по пп.3 п.3 ст.149 НК РФ и облагается НДС в общеустановленном порядке

Все услуги банка, включая инкассаторские, в бухгалтерском учете относятся к операционным расходам (п.11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Согласно п.18 ПБУ 10/99 они отражаются в том периоде, к которому относятся, независимо от времени их оплаты.

Стоимость оказанных услуг по инкассации учитывается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетами учета расчетов, например со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Стоимость услуг, списанная со счета организации, отражается по дебету счета 76 в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетный счет».

Читать еще:  Коэффициент дисконтирования денежных потоков

Пример 2. Используем условия примера 1. По договору с банком на инкассирование наличной выручки стоимость услуг определена в размере 0,5% от суммы инкассированной наличности, включая НДС 18%.

Инкассаторам была передана сумма 65 000 руб., поэтому стоимость услуги по инкассации составит 325 руб. (65 000 руб. х 0,5%), в том числе НДС — 49,58 руб.

В бухгалтерском учете нужно сделать следующие проводки:

Д-т сч. 91 К-т сч. 76 — 275,42 руб. — отражены расходы по инкассации

Д-т сч. 19 К-т сч. 76 — 49,58 руб. — отражен НДС со стоимости расходов по инкассации.

На практике обычно стоимость оказанных услуг по инкассации выручки определяется ежемесячно (исходя из суммы инкассированной за этот месяц выручки). Соответственно и проводки по отражению затрат на оплату этих услуг делаются в учете ежемесячно (в том месяце, в котором услуги были фактически оказаны).

По мере оплаты услуг по инкассации и получения счетов-фактур организация в общеустановленном порядке может предъявлять уплаченные суммы НДС к вычету в соответствии со ст.ст.170 — 172 НК РФ.

При исчислении налога на прибыль затраты на оплату услуг по инкассации учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп.25 п.1 ст.264 НК РФ).

Инкассация наличной выручки

А.Ю. Ларичев, обозреватель «УНП»

Порядок ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением cовета директоров ЦБ РФ от 22.09.93) разрешает организации хранить в кассе наличные деньги только в пределах лимита (его устанавливает обслуживающий банк). Сверхлимитная наличность в обязательном порядке должна сдаваться в банк (п. 5 и 6). Как правило, доставку денег от организации в банк осуществляет его инкассаторская служба. И за эти услуги банк взимает определенную плату. Рассмотрим на конкретном примере, как учесть расходы на оплату инкассаторских услуг.

Пример.

У организации заключен с банком договор инкассации. 13 ноября 2003 года кассир-операционист торговой организации в течение рабочего дня (с 10.00 до 20.00) получил наличную выручку от реализации товаров в размере 125 000 руб. Эта выручка была сдана им в конце рабочего дня в кассу предприятия. Лимит остатка наличных денег в кассе организации — 7000 руб. На начало рабочего дня остаток наличности в кассе составлял 3500 руб. В конце рабочего дня кассир передал сверхлимитную наличность инкассаторской службе банка. На следующий день — 14 ноября 2003 года — банк зачислил переданные ему наличные деньги на расчетный счет организации. По условиям договора банк взимает сумму вознаграждения за инкассацию в размере 0,6% от суммы инкассированных денежных средств (включая НДС). Эту сумму он списывает в безакцептном порядке со счета организации не позднее 1-го рабочего дня месяца, следующего за расчетным. Кроме того, по услугам на инкассацию банк выдает организации счет-фактуру. Для упрощения примера предположим, что других операций по инкассации, кроме перечисленных выше, в ноябре 2003 года у предприятия не было.

В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие проводки.

13 ноября 2003 года:

Дебет 50 Кредит 90

— 125 000 руб. — оприходована наличная выручка в кассу.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов для отражения наличных денежных средств, переданных на инкассацию, должен использоваться счет 57 «Переводы в пути»:

Дебет 57 Кредит 50

— 121 500 руб. (3500 + 125 000 —

— 7000) — выданы наличные денежные средства службе инкассации банка.

14 ноября 2003 года:

Дебет 51 Кредит 57

— 121 500 руб. — зачислены наличные деньги на расчетный счет организации.

1 декабря 2003 года:

Дебет 76 Кредит 51

— 729 руб. (121 500 руб. 5 0,6%) — списано банком вознаграждение за инкассацию.

Инкассация относится к банковским операциям (п. 5 ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 02.12.90 № 395-1 «О банках и банковской деятельности»). Банковские операции освобождены от НДС, но инкассация является исключением — эта операция подлежит налогообложению в общеустановленном порядке (подп. 3 п. 3 ст. 149 НК РФ). Поэтому бухгалтеру следует иметь в виду, что в той сумме, которую банк списывает за инкассацию, «сидит» НДС.

Дебет 19 Кредит 76

— 121,50 руб. (729 руб. 5 20% : 120%) — учтен НДС.

Расходы на инкассацию учитываются в составе операционных расходов как затраты, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»):

Дебет 91 Кредит 76

— 607,50 руб. (729 — 121,50) — начислено вознаграждение банку за инкассацию;

Дебет 68 Кредит 19

— 121,50 руб. — принят к вычету НДС на основании счета-фактуры, выданного банком.

В налоговом учете затраты на оплату услуг по инкассации бухгалтер может учесть либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ), либо в составе внереализационных расходов (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). Допустим, что в учетной политике организации для целей налогообложения предусмотрено, что она включает затраты на банковские услуги в прочие расходы (подробнее об учете расходов на услуги банков читайте на стр. 12 «УНП» № 34, 2003). Тогда в составе прочих расходов 1 декабря 2003 года бухгалтер учтет при налогообложении прибыли 607,50 руб.

Инкассация выручки

Как правило, доставку наличных денег из кассы организации в банк выполняет служба инкассации. Доставлять в банк наличные могут как инкассаторы обслуживающего организацию банка, так и сотрудники Российского объединения инкассации (Росинкас).

Для того чтобы воспользоваться услугами службы инкассации, необходимо заключить специальный договор. В договоре указываются адреса магазинов, принадлежащих организации, время приезда инкассаторов и стоимость услуг, которая обычно определяется в процентах от суммы инкассированной наличности.

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен Положением Банка России от 9 ноября 2002 г. № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

Заключив договор, организация должна заказать специальный пломбир и приобрести свинцовые пломбы. На пломбире должны быть выгравированы номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак.

Если организация сдает инкассаторам наличную выручку в нескольких магазинах, то для каждой такой точки требуется изготовить свой отдельный пломбир.

После этого организация представляет в подразделение инкассации два экземпляра образцов оттиска каждого пломбира, которым будут опломбировываться сумки с денежной наличностью в каждом магазине.

Руководитель подразделения инкассации банка заверяет все представленные экземпляры образцов оттисков. Для этого на шпагат ниже пломбы организации накладывается пломба банка.

Один экземпляр каждого заверенного образца пломбы передается организации. Этот экземпляр кассир организации будет предъявлять инкассаторам при передаче им сумок с наличностью.

От количества мест инкассации (магазинов) зависит количество сумок для денежной наличности, которые выдаются организации. Обычно на каждую точку инкассации первоначально выдаются две сумки. Далее происходит их «кругооборот». Забрав одну сумку с наличностью, при следующем заезде инкассаторы привозят пустую сумку и забирают заполненную.

На каждой сумке служба инкассации проставляет порядковый номер.

Подготовив денежную наличность, кассир организации должен заполнить в трех экземплярах препроводительную ведомость. Первый экземпляр ведомости вкладывается в сумку, второй ее экземпляр передается инкассатору вместе с сумкой, на третьем экземпляре ведомости, который остается у кассира организации, инкассатор ставит свою подпись и печать подразделения инкассации.

Читать еще:  Договор пожертвования денежных средств

После того как в сумку сложена наличность и первый экземпляр препроводительной ведомости, ее необходимо опломбировать. Теперь кассир может ожидать приезда инкассаторов.

Приехавший за выручкой инкассатор предъявляет кассиру свое служебное удостоверение, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и пустую сумку.

Кассир записывает в явочную карточку сумму наличных денег (цифрами и прописью), уложенную в сумку и записанную в препроводительной ведомости, дату и номер сумки, показывает инкассатору заверенный образец оттиска пломбы и передает два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор проверяет правильность записей в явочной карточке, ставит дату, свою подпись и печать на третьем экземпляре ведомости и возвращает этот экземпляр кассиру.

Третий экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления бухгалтером расходного кассового ордера (форма № КО-2) и для отражения в кассовой книге расхода наличных денег по кассе организации.

Порядком ведения кассовых операций предусмотрено, что в организации ведется только одна кассовая книга. Поэтому если выручка инкассируется, например, из магазинов, а кассовая книга ведется в центральном офисе организации, то третьи экземпляры препроводительных ведомостей передаются в центральный офис, где и составляются расходные кассовые ордера.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета наличные денежные средства, переданные инкассатору для зачисления на счет организации, но еще не зачисленные по назначению отражаются на счете 57 «Переводы в пути».

За услуги по инкассации взимается плата, которая определяется в процентах от инкассированной суммы наличности. Эту сумму обычно списывают со счета организации в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

По общему правилу банковские операции освобождены от обложения НДС, но инкассация в данном случае является исключением по подп. 3 п.3 ст. 149 НК РФ и облагается НДС в общеустановленном порядке.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Правила и порядок проведения инкассации денежных средств кассы – оформление, бухучет, проводки

Инкассацией наличных денежных средств часто называют процедуру перевозки, физического перемещения наличности из одного места в другое.

Характерный пример – передача наличной выручки из торговых точек в обслуживающее финансовое учреждение. Как правило, в подобных ситуациях речь идет о перевозке достаточно больших сумм денежной наличности.

Это серьезная и ответственная операция, поэтому осуществляется она всегда по определенным правилам, жестко регламентированным нормативными документами Центробанка РФ.

Инкассация наличных денег подразумевает совершение конкретных действий.

Это касается самой процедуры, её документального оформления и бухгалтерского учета.

Что это такое и для чего нужна?

Инкассация денежных средств – комплексное понятие, означающее совокупность взаимосвязанных мер по физическому перемещению денежной наличности между отдельными хозяйствующими субъектами (организациями), их структурными (обособленными) подразделениями и обслуживающими банками.

Перевозка наличных денег осуществляется уполномоченными инкассаторами – специалистами, имеющими необходимую профессиональную подготовку.

Действия всех участников этой процедуры – кассиров, инкассаторов, банковских сотрудников – подчиняются установленному порядку, регламентированному Указанием Центробанка РФ № 3210.

Как правило, к инкассаторам обращаются по следующей причине – обеспечение сохранности наличных денежных средств в процессе её перевозки.

Осуществление инкассации наличных денег является гарантией их безопасности, защищенности от внешних посягательств.

По сути, транспортировка наличных денег вооруженными инкассаторами является приоритетным и наиболее безопасным способом их физического перемещения из кассы предприятия в обслуживающий банк.

Процедура инкассации наличных средств позволяет успешно решать следующие задачи:

  • Физическое перемещение (транспортировка) наличной выручки коммерческого предприятия из торговой точки в обслуживающий банк.
  • Доставка нужной суммы денежной наличности из финансового учреждения в кассу хозяйствующего субъекта для очередной выдачи зарплаты его сотрудникам.
  • Перевозка наличных денежных средств между обособленными структурными подразделениями (филиалами) конкретного банка.
  • Регулярное пополнение банкоматов необходимым количеством бумажных купюр с формированием отчета об актуальном состоянии денежных счетчиков.
  • Периодическое изъятие денежной выручки из платежных терминалов, осуществляющих прием наличности.
  • Безопасная транспортировка материальных ценностей и документации.

Сервис денежной инкассации, подразумевающий последующее зачисление перемещаемых средств на банковский счет, обеспечивается на законных основаниях следующими способами:

  • Непосредственно через банковские кассы.
  • С помощью инкассаторской службы, уполномоченной перевозить денежную наличность. Это могут быть подразделения инкассации при обслуживающих финансовых учреждениях, а также частные охранные структуры, имеющие законное право сопровождать перевозку денежной наличности.
  • Посредством службы РосИнкас – инкассаторской структуры, имеющей специальное разрешение Центробанка РФ.
  • Через федеральную систему почтовой связи.
  • Непосредственно через автоматические сейфы.

Обязательна ли для ООО?

Действующим законодательством – нормативной документацией Центробанка РФ – предусматривается требование об ограничении кассового остатка хозяйствующими субъектами.

Речь идет об установлении лимита на общую сумму наличности, остающейся в кассе организации к завершению каждого операционного дня.

Это условие распространяется на всех хозяйствующих субъектов, осуществляющих приходно-расходные транзакции с наличностью, кроме индивидуальных предпринимателей и организаций, относящихся к малым предприятиям.

Надо отметить, что хозяйствующие субъекты, подпадающие под исключения, имеют право лимитировать кассовый остаток, но не обязанность.

Если индивидуальный предприниматель/малое предприятие все же решит воспользоваться этим правом, соблюдение установленного норматива (лимита) будет являться обязательным. О лимите для малых предприятий читайте здесь.

Сверхлимитная наличность – превышение установленного ограничения – подлежит изъятию из кассы хозяйствующего субъекта и обязательной передаче в обслуживающий банк с последующим её зачислением на расчетный счет организации.

Инкассация считается наиболее безопасным способом физического перемещения наличных денег из кассы предприятия в обслуживающее финансовое учреждение.

Если речь идет о значительных суммах, рекомендуется пользоваться услугами профессиональных инкассаторов, гарантирующих сохранность перемещаемых денег.

Накапливать и удерживать сверхлимитную кассовую наличность хозяйствующим субъектам разрешается лишь в дни выдачи зарплаты, праздничные/выходные дни.

Нарушение данных правил обуславливает наложение штрафных санкций на виновных лиц. Штраф для должностных субъектов составляет от 4000 до 5000 рублей, для организаций (предприятий) – от 40 000 до 50 000 рублей.

Правила и порядок проведения для наличных денег на предприятии

Существуют общеобязательные нормы законодательства, четко регламентирующие порядок выполнения инкассации наличности в организации.

Эти правила, как уже говорилось ранее, должны неукоснительно соблюдаться всеми участниками данного процесса – кассиром предприятия, передающим наличность, и инкассатором, осуществляющим доставку переданных денег в банк.

Кроме того, правила инкассации могут регламентироваться подписанным соглашением о предоставлении инкассаторских услуг, которым, например, предусматривается периодичность передачи средств и другие конкретные условия.

Сама процедура инкассации денежных средств подразумевает последовательное выполнение её участниками следующих действий:

  • Передаваемая наличность готовится кассиром хозяйствующего субъекта к отправке. На этой стадии осуществляются тщательный пересчет и упаковка денежных средств, размещаемых после этого по сумкам. Оформляется набор необходимых документов в нескольких экземплярах. Составленные бумаги также помещаются в инкассаторские сумки с деньгами. Завершается этот этап опломбированием сумок, подлежащих передаче инкассаторам.
  • Денежная наличность, упакованная в сумках, передается инкассатору. Данное действие выполняется кассиром передающей организации в особом помещении. Контролировать эту процедуру вправе ревизор, финансовый контролер, главный бухгалтер, руководитель организации. Кассир проверяет личность и бумаги инкассатора, вносит сведения в явочную карточку, предоставляет образец пломбы, отдает инкассатору сумку с деньгами и документацию. Инкассатор удостоверяет свою личность, предъявляет кассиру нужные бумаги и возвращает пустые сумки, принимает сумки с деньгами, проверяет исправность пломб, сверяет данные документов, подписывает и датирует квитанцию, ставит печать.
  • Перевозка (физическое перемещение, транспортировка) переданных денежных средств непосредственно в обслуживающий банк. Осуществляется эта процедура уполномоченным инкассатором по маршруту, разработанному и утвержденному заранее.
  • Сдача-приемка сумок с денежной наличностью в финансовое учреждение. Инкассатор передает сумки с деньгами в обслуживающий банк, который надлежащим образом принимает эти средства. Процедура сдачи-приемки выполняется по установленным правилам. Если она завершается успешно, полная материальная ответственность инкассатора за переданные деньги прекращается.
  • Переданная наличность принимается и приходуется банковским сотрудником, проверяющим сумки, целостность пломб, правильность сведений в сопроводительных бумагах.
Читать еще:  К каким активам относятся денежные средства

Документальное оформление

Чтобы корректно передать инкассатору наличность для транспортировки в банк, кассир составляет следующую документацию:

  • Сопроводительнаяведомость в трех экземплярах (один – в сумку, второй – кассиру, третий – инкассатору);
  • регистр выполненных транзакций (помещается в сумку), сумма которого должна соответствовать сумме ведомости;
  • накладная для денежной сумки;
  • квитанция для денежной сумки.

Инкассатор удостоверяет свою личность, предъявляет доверенность, передает кассиру явочную карточку для заполнения.

Кассир вносит нужные сведения в явочную карточку и возвращает её инкассатору. Впоследствии данная карточка проверяется банковским сотрудником, сверяется с кассовым ордером.

Бухгалтерский учет и проводки

В бухучете хозяйствующего субъекта, передающего наличность в банк посредством инкассации, используются определенные корреспонденции счетов, сопровождающиеся оформлением нужных документов:

Как правильно инкассировать выручку из торговой точки, минуя бухгалтерию

У организаций, торгующих в розницу, бухгалтерия и торговые точки обычно находятся по разным адресам и в значительной удаленности друг от друга. В таких случаях торговые точки нередко сдают выручку инкассаторам, минуя централизованную кассу организации. А бухгалтерия проводит операции по получению и сдаче этой выручки через счет 50-2 «Операционная касса » Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н без отражения их в кассовой книге. Между тем такой порядок нарушает кассовые требовани я пункт 3, пп. 12—14, п. 22 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок); п. 11 Методических рекомендаций по использованию данных учета выручки, полученных с применением контрольно-кассовых машин, утв. Госналогслужбой России № ВЗ-6-13/272, Банком России № 51 от 18.08.93 (далее — Методические рекомендации) и может навлечь на компанию штраф за неоприходование или неполное оприходование выручки (от 40 тыс. до 50 тыс. руб. ) ст. 15.1 КоАП РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 29.06.2007 № 22-12/61982; Постановления ФАС ВСО от 11.03.2010 № А33-18849/2009; ФАС СЗО от 30.07.2009 № А56-60360/2008 . Как же правильно оформить и отразить в учете инкассацию выручки обособленных подразделений, чтобы не попасть на штраф?

Инкассация выручки в теории

В идеале сдача выручки торговых точек инкассаторам должна выглядеть так.

Мнение читателя

“ Инкассацию не провожу через основную кассу, а отражаю проводкой Дт 57 – Кт 50-2. Прошла и аудит, и налоговую проверку — претензий не было. Нет хозяйственной операции, нет первичного документа, нет проводки — это базовый принцип бухучета. Поэтому выписывать «воздушные шарики» не пойми для чего не вижу смысла ” .

Людмила,
бухгалтер, г. Москва

При этом никаких особенностей для случаев, когда выручка инкассируется напрямую с торговых точек, не предусмотрено, хотя такая возможность для фирм, имеющих не более двух кассовых аппаратов, в законодательстве и прописан а п. 6.1 Типовых правил; п. 11 Методических рекомендаций .

В итоге получается, что для соблюдения всех кассовых требований сначала нужно сдать выручку в основную кассу и только потом — инкассатора м пункт 6, п. 12, пп. 19, 24 Порядка; пп. 2.4—2.6 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98 № 14-П . Совершенно очевидно, что, когда торговые точки и бухгалтерия расположены далеко друг от друга или имеют разный режим работы, а выручку нужно сдавать в банк ежедневно, выполнить это требование невозможно. Поэтому организациям приходится выкручиваться. Посмотрим как.

Инкассация выручки на практике

Организации вынуждены подстраиваться под действующий кассовый порядок.

СПОСОБ 1. Компании оформляют кассовые ордера и заполняют кассовую книгу задним числом, чтобы выручка хотя бы на бумаге проходила через основную кассу в день ее получения и сдачи инкассаторам. Так организациям пусть и формально, но удается выполнять требования «кассового» законодательства. Однако минус в том, что записи в кассовую книгу вносятся с опозданием.

Чтобы подстелить в этом месте соломки, компании, следуя совету ЦБ РФ, обязывают каждую торговую точку вести отчет кассира в двух экземплярах по форме, соответствующей кассовой книге (форма № КО-4). Торговые точки передают один экземпляр этого отчета вместе с прилагаемой к нему первичкой в организацию с установленной ею периодичностью, а в электронном виде — ежедневн о Письмо ЦБ РФ от 11.12.2008 № 29-1-1-11/7735 . На основании этих отчетов бухгалтерия оформляет кассовые ордера и вносит записи в кассовую книгу. Порядок и периодичность передачи документов закрепляются в учетной политик е п. 3 ст. 5 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»; п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н .

Конечно, удобнее, если мешки с деньгами из кассы каждого обособленного подразделения забирают инкассаторы. Но такой вариант сдачи денег в банк вызывает трудности с оформлением документов

На основании электронных данных вы сможете своевременно заполнять кассовую книгу. Поэтому следование этому порядку прибавит вам аргументов при внезапной проверке кассовой дисциплины, но полностью от претензий не застрахует.

Отметим, что поскольку при прямой инкассации выручки с торговых точек кассир организации фактически деньги не получает и не выдает, то некоторые организации разрешают кассирам (также прописав это в учетной политике) не ставить свою подпись в кассовых ордерах. Однако за ненадлежащее оформление кассовых ордеров проверяющие тоже могут оштрафовать как за нарушение порядка ведения кассовых операци й ст. 15.1 КоАП РФ; Постановление Первого ААС от 14.01.2010 № А79-13179/2009 .

СПОСОБ 2. Компании заводят в каждой торговой точке кассовую книгу, но не отдельную, а в виде раздела единой кассовой книги. В действительности это обычная кассовая книга (форма № КО-4), которая прошита и заверена по общим правилам, но на ее титульном листе указаны наименование торговой точки (в графе «Структурное подразделение») и номер раздела единой кассовой книги.

В этом случае торговые точки самостоятельно выписывают кассовые ордера, регистрируют их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и заполняют свой раздел кассовой книги. Таким образом, соблюдаются требования о единстве кассовой книги организации и ее ежедневном заполнени и пп. 23, 24 Порядка . В учетной политике при этом прописывается порядок ведения обособленными подразделениями их разделов кассовой книги, нумерации кассовых ордеров и передачи кассовых отчетов в бухгалтерию.

Большой минус этого способа — необходимость оборудовать в каждой торговой точке помещение кассы. Ведь когда из кассы производятся выплаты наличными, к которым приравнивается и сдача выручки инкассаторам, наличие такого помещения обязательн о пункт 3, п. 29 Порядка .

Как видите, соблюсти все кассовые требования при прямой инкассации выручки с торговых точек очень сложно. Судебная практика в течение последних 2 лет довольно скудная, и остается надеяться, что налоговики сейчас не особо придираются к организациям. Ведь главный принцип кассовой дисциплины — деньги сверх кассового лимита должны храниться в банке — выполняется.

И напоследок отметим, что во избежание сложностей с определением остатка денег в кассе на конец дня в целом по организации выручку торговых точек лучше сдавать инкассаторам полностью. Тогда она не будет влиять на остаток по основной кассе.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector