Goods-finder.ru

Финансовый аналитик
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Инвентаризация расчетов с персоналом

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризация, то есть проверка фактических данных и сверка с данными учета, является обязанностью каждой организации. Регламентировано проведение инвентаризации Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые утверждены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания). Инвентаризация расчетов с подотчётными лицами является одним из важных этапов инвентаризации.

Инвентаризация расчетов с персоналом

Перечень ситуаций, когда организация обязана провести инвентаризацию, установлены пунктами 1.5, 1.6 Методических указаний. В их числе и обязанность проводить инвентаризацию до составления годовой отчетности. То есть как минимум раз в год необходимо проверять правильность расчетов с работниками:

  • расчеты по оплате труда по счету 70;
  • расчеты с подотчетными лицами по счету 71;
  • начисление налогов и взносов на заработную плату и иные доходы по счетам 68 и 69;
  • расчеты по прочим операциям (например, претензиям, займам) по счету 73.

Инвентаризация расчетов по оплате труда

При инвентаризации сверяются правильность начисленных работникам сумм согласно документам и отражение этих данных в учете. Для этого необходимо проверить соответствие выплаченных сумм положениям локальных актов, трудовым договорам, приказам, табелям и иным документам.

Важность этого этапа не только в том, чтобы подтвердить внутренний учет в организации, но и в том, чтобы избежать претензий от работника и контролирующих органов.

При этом последствия могут быть как в случае недоначисления, так и в случае излишнего начисления заработной платы. При этом в рамках инвентаризации расчетов с персоналом по оплате труда необходимо проверить и выплату премий – является ли это обязательной выплатой согласно положению о системе оплаты труда, положению о премировании. Так, в случае неоплаты работнику отработанного времени – сверхурочных, доплаты за совмещение должностей и иных выплат работник может обратиться и взыскать денежные средства в судебном порядке, а также направить жалобу в Государственную трудовую инспекцию, и при проверке на организацию может быть наложен значительный штраф по ст. 5.27 КоАП .

В случае излишней оплаты работнику, выявленной при инвентаризации заработной платы, впоследствии надо будет оценить возможность взыскания, так как только в строго определённых случаях, указанных в ст. 137 ТК РФ, есть возможность удержать излишне выплаченные средства. Кроме того, излишние выплаты повлекут налоговые последствия, может быть признан неправомерным учет в качестве расходов для целей налогообложения, поэтому в случае невозможности взыскания и отказа работника вернуть переплату в добровольном порядке необходимо будет внести изменения в учет.

Инвентаризация подотчетных сумм

В процессе инвентаризации большой участок проверки составляют расчеты с подотчетными лицами.

Методическими указаниями отдельно выделена проверка подотчетных сумм. Пунктом 3.47 установлено, что отчеты по выданным авансам проверяются по каждому подотчетному лицу с учетом даты выдачи и целевого назначения. В организации должен быть установлен перечень лиц, которые вправе утверждать авансовые отчеты, лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет, и сроки представления отчета.

В течение установленного срока работник должен выполнить поручение и представить документы, подтверждающие затраты, например, накладные на приобретение товара, кассовые чеки, товарные чеки, или вернуть полученные под отчет денежные средства.

Комиссия в рамках инвентаризации расчетов с подотчетными лицами должна проверить сроки отчета за полученный аванс. Согласно п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» при выдаче наличных денежных средств под отчет должен быть установлен срок выдачи денег, и отчитаться работнику необходимо в течение трех дней после истечения установленного срока. При этом выдача очередного аванса допускается только после полного отчета за предыдущий.

При проверке авансов по командировочным расходам необходимо проверить оформление документов, соблюдение Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, наличие распоряжения о направлении в командировку, правильность расчета суточных, наличие документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание, а также иные командировочные расходы.

В процессе инвентаризации выявляются работники, которые не отчитались в установленный срок, а также работники, которые отчитались позднее установленного срока.

Инвентаризация расчетов с персоналом по прочим операциям

На этом этапе инвентаризации необходимо проверить счет 73, где учитываются расчеты по возмещению ущерба, расчеты по займам.

При проверке расчетов по возмещению ущерба надо выяснить основания для взыскания и правильность оформления согласно трудовому законодательству – приказы руководителя, акты инвентаризации имущества, объяснительные работника и другие документы. Также при инвентаризации расчетов с работниками необходимо проверить соблюдение норм ст. 138 ТК РФ в отношении ограничения размера удержаний.

При проверке расчетов по займам надо обратить внимание на погашение задолженности, начисление процентов, в также проверку необходимости удержания НДФЛ в случаях, установленных законодательством.

Инвентаризация расчетов по оплате труда + проводки в 2020 году

Ежегодно до составления годовой отчетности организации проводят инвентаризацию имущества, при этом одним из вопросов такой инвентаризации является инвентаризации расчетов по оплате труда. В статье рассмотрим как проверять расчеты с сотрудниками, оформить результат проверки, а также исправить выявленные при инвентаризации ошибки.

Порядок проведения инвентаризации

Порядок по которому проводят инвентаризацию устанавливается в Методических указаниях (утв. Приказом Минфина России №49 от 13.06.1995). Он представлен тремя этапами:

  1. На первом этапе компания издает приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22), после чего его регистрируют в журнале учета контроля по выполнению соответствующих приказов (ИНВ-23). Кроме того, на первом этапе формируется инвентаризационная комиссия;
  2. На втором этапе происходит непосредственная проверка расчетов. Для этого разворачивают сальдо по счета в отношении отдельных работников. После этого рассматривают документы, подтверждающие насколько правомерна задолженность в расчетах по каждому работнику;
  3. На третьем этапе составляют акт (форма ИНВ-17), в котором отражаются остатки долгов по расчетам с сотрудниками, которые не были подтверждены документально. После этого результаты инвентаризации заносят в форму ИНВ-23.
Читать еще:  Расчет страховых взносов нулевой образец заполнения

Проверка расчетов по оплате труда персоналу

Все операции по начислению, выплате зарплаты, отпускных и пособий отражаются на 70 счете «Расчеты с персоналом по оплате труда». Для подтверждения остатка по этом счету проверяют обороты по нему. В случае наличия ошибки будет отражаться неверное сальдо.

По кредиту 70 счета отражается начисление выплат работникам, в том числе зарплата, отпускные и пособия. Созданная комиссия проверяет приказы по выплате премий, компенсаций, больничных, а также табель, трудовые договора и допсоглашения к ним. Расчет по зарплате отражается в одной из двух ведомостей: в Т-51, если зарплата перечисляется на карту или Т-49 (Т-53), если выдают зарплату из кассы.

По дебету 70 счета отражаются удержания из начисленных выплат (алименты, НДФЛ и т.д.), а также непосредственно выплаты (зарплата, отпускные, пособия и др.).

Для того, чтобы расчет при инвентаризации был правильным, необходимо проверить наличие документов по:

  • НДФЛ, включая заявления на предоставление вычета, а также копии свидетельств о рождении;
  • Иным удержаниям, например, исполнительные листы, приказы на удержание сумм из зарплаты и др.;
  • Платежным документам по выплате зарплаты (отпускных или пособий).

Задолженность по зарплате

Если на 70 счете показывается кредиторская задолженность, это означает, что работникам начислена зарплата (отпускные, пособия), но еще не выплачена. Если на 70 счете дебетовое сальдо, это говорит о том, что есть задолженность за персоналом. В этом случае созданная комиссия выявляет причины, которые способствовали ее возникновению, а также оценивает возможность ее погашения. После этого принимается решение, можно ли создать ли резерв по сомнительному долгу, списать ли долг в прочие расходы (Читайте также статью ⇒ Денежная компенсация за задержку зарплаты в 2020).

Проверка расчетов с подотчетными лицами

Все расчеты с подотчетными работниками отражаются на 71 счете. Для проведения проверки формируется оборотка по этому счету. Если на конец года имеется дебиторская задолженность, это означает, что работник за полученные им суммы в полном объеме не отчитался. При этом такая задолженность может быть как нормальной, так и просроченной. Нормальная она в том случае, если рок, в течение которого работник должен был отчитаться за выданные ему суммы еще не истек. Такой срок составляет 3 дня со дня окончания срока, на который выданы деньги. То есть если срок, на который работнику были выданы деньги истечет 10 февраля, то не позднее 13 февраля работник должен по ним предоставить авансовый отчет, либо вернуть неистраченные им средства. Если работник не сделает это вовремя, возникает просроченная задолженность подотчетного лица. Инвентаризационная комиссия при проверке выявляет причины возникновения дебиторки. Это может быть авансовый отчет, который во время не был сдан, либо работником не предоставлены документы, подтверждающие его расходы (Читайте также статью ⇒ Что делать если работник не отчитался за подотчетные деньги).

Если по 71 счет на конец года имеется кредиторская задолженность, то это означает, что работником было потрачено денег больше, чем ему выдали. В течение какого срока необходимо возместить работнику перерасход законодательство не устанавливает, однако предусмотреть его работодатель может самостоятельно, закрепив его в локальном нормативном документе компании.

Проверка расчетов с работниками по прочим операциям

Для отражения прочих расчетов с работниками используется счет 73, например выданные работнику займы, либо возмещение ущерба, связанного с недостачей в кассе или производственного брака. Если по этому счету возникает дебиторская задолженность, это означает, что за работником числится непогашенный заем или ущерб. Размер ущерба и порядок его погашения устанавливается по одному из документов: приказу, решению суда, ПКО или расчетно-платежной ведомости. Для сверки остатков по займу, комиссией будут рассматриваться документы о погашении работником долга, а также сам договор займа. Документами, подтверждающими факт гашения долга являются: ПКО, заявление работника, в котором он просит произвести удержание из зарплаты, расчетно-платежная ведомость, а также выписка со счета компании, если погашение долга происходит не наличными.

Долг работников сверяют с данными бухгалтерских справок и приходными документами. После этого комиссия оценивает вероятность погашения задолженности.

Остаток по кредиту 73 счет показывает, что у компании есть долги перед персоналом. Например, работодатель выплачивает работнику компенсацию за пользование его автомобилем. Такая задолженность также может быть нормальной или просроченной. Комиссия при проверке сверяет сумму задолженности с суммами компенсаций, прописанных в договоре аренды или в допсоглашении к трудовому договору.

Исправление ошибок по итогам инвентаризации. Проводки

Проводится инвентаризация на конец отчетного года, то есть на 31 декабря (№402-ФЗ от 06.12.2011, письмо Минфина России №07-02-18/01 от 09.01.2013). Все выявленные при инвентаризации ошибки фиксируются 31 декабря. Этим же числом необходимо ошибки исправить.

Исправление излишне начисленных сумм зарплаты оформляется следующей проводкой:

Д20 К70 – сторнирована начисленная излишне зарплата

Если необходимо доначислить недостающие суммы, то проводка будет такая:

Д20 К70 – доначислена заработная плата.

Резерв по сомнительным долгам

Если при инвентаризации выявляются дебетовые остатки, то это означает, что сотрудники задолжали работодателю. В зависимости от конкретной ситуации, в результате которой образовалась задолженность, применяется то или иное правило ее погашения. Указаны они в статье 811 ГК РФ и следующих статьях ТК РФ: 137, 138, 248, 392.

В некоторых случаях задолженность относят к сомнительной. Например, если она не обеспечена никакими гарантиями, либо если задолженность в срок не погашена или не будет погашена в срок с высокой вероятностью. Отнести к сомнительным долгам задолженность можно в срок до трех лет с даты его возникновения. Если исковой срок истек, а задолженность так и не погашена, его можно списать. Создают резерв по сомнительным долгам следующей проводкой:

Читать еще:  Расчет страховых взносов 2020 раздел 3

Д91 субсчет «Прочие расходы» К63

Какова величина сомнительного долга – это определяется по каждому такому долгу. Если долг работник все же возвращает, это оформляется такой записью:

Д63 К91 субсчет «Прочие доходы».

Когда срок исковой уже прошел, дебиторку можно списывать. При этом проводки будут зависеть от того, был ли создан резерв сомнительного долга под эту дебиторку. Если да, то проводка будет следующая:

Если нет, то долг списывается на финансовые результаты компании, проводка при этом будет такая:

Помимо этого задолженность отражается на 007 счете «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных кредиторов», где она учитывается 5 лет. Чтобы списать задолженность оформляется акт инвентаризации, а также приказ директора.

Списание кредиторской задолженности

Если в результате инвентаризации остатки отражаются на 70, 71 или 73 счет по кредиту, то это означает, что существует задолженность перед персоналом. В этом случае по возможности задолженность необходимо погасить. Проводка при этом будет следующей:

Д70 (71,73) К50 (51)

Когда задолженность погасить невозможно, ее следует списать в прочие расходы. Это оформляется такой записью:

Инвентаризация расчетов с персоналом

Курская Н. Инвентаризация расчетов с работниками

Ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности следует произвести инвентаризацию активов и расчетов. Автор данной статьи рассмотрел основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при проведении инвентаризации расчетов с работниками по оплате труда и другим оплатам: сроки проведения инвентаризации, документы, которые нужно проверять, и правильное оформление результатов инвентаризации.

Общие положения

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию * активов и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается наличие, состояние и стоимость активов и обязательств (ст. 12 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 3321-XII)).
__________________________
* Инвентаризация – периодическая проверка наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств, а также ведения складского хозяйства и реальности данных учета.

Единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организаций, ведущих в соответствии с законодательством бухгалтерский учет, оформления результатов инвентаризации и отражения их в бухгалтерском учете установлен Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180).

В ходе инвентаризации обязательств проверяют:

– правильность расчетов и наличие документов, подтверждающих основание для начисления и списания соответствующих сумм;

– правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

– правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности (п. 62 Инструкции № 180).

При инвентаризации обязательств проверке подвергают следующие бухгалтерские счета: 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты с депонентами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Особое внимание следует обратить при инвентаризации расчетов с работниками на наличие сумм депонентской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.

Сроки и периодичность проведения инвентаризации

Инвентаризацию активов и обязательств проводят в надлежащие сроки и с периодичностью согласно пп. 7, 8 Инструкции № 180.

Важно! Для инвентаризации обязательств определена дата не ранее 1 декабря и не менее 1 раза в год.

Субъекты малого предпринимательства,применяющие упрощенный порядок налогообложения, должны проводить инвентаризацию активов и обязательств 1 раз в год, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно в соответствии с Законом № 3321-XII.

Порядок, периодичность проведения инвентаризации, а также методы оценки имущества и обязательств должны быть закреплены в учетной политике по бухгалтерскому учету.

Документальное оформление при проведении инвентаризации

Руководитель организации должен издать приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (примерная форма приказа изложена в приложении 1 к Инструкции № 180).

Приказ руководителя организации предусматривает также создание инвентаризационной комиссии.

Ситуация 1

В коммерческой организации, занимающейся оптовой торговлей, работают 2 человека – директор и главный бухгалтер.

Каким образом провести инвентаризацию и кого включить в комиссию?

В данной ситуации можно порекомендовать в состав инвентаризационной комиссии включить независимых аудиторов либо инвентаризация активов и обязательств может быть осуществлена и силами привлеченной сторонней организации.

Важно! В качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии не назначают материально ответственное лицо, работника ревизионной службы. Не назначают одного и того же работника 2 раза подряд в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц.

Результаты инвентаризации активов и обязательств оформляют актом инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, прочими дебиторами и кредиторами по форме 14-инв и справкой к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме согласно приложению к форме 14-инв (п. 62 Инструкции № 180, приложение 19 к Инструкции № 180).

На основании данных справки заполняют акт инвентаризации, в который заносят итоговые суммы задолженности по каждому дебитору и кредитору.

Бухгалтерский учет

Моментом определения окончательных результатов инвентаризации является дата принятия решения руководителем организации.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия оборотных и внеоборотных активов, обязательств и данных бухгалтерского учета оформляют протоколом заседания инвентаризационной комиссии и представляют на рассмотрение руководителю организации, который принимает соответствующее решение.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия активов и обязательств с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии со ст. 12 Закона № 3321-XII (п. 73 Инструкции № 180).

Читать еще:  Расчет отпуска в 2020 году

Инвентаризация расчетов по оплате труда

Ситуация 2

В ходе проведенной инвентаризации расчетов с работниками организации по состоянию на 5 декабря 2012 г. инвентаризационной комиссией было выявлено следующее:

– вследствие счетной ошибки за август 2012 г. производителю работ 5-го разряда Байко О.Д. была излишне начислена заработная плата, что повлекло за собой излишне выплаченную сумму 300 000 руб. Ошибка по начислению заработной платы скорректирована на основании бухгалтерской справки от 28.09.2012, бухгалтерскими записями Д-т 20 – К-т 70 (сторно), а удержание излишне выплаченной заработной платы работнику так и не произвели. К моменту проведения инвентаризации в организации образовалась дебиторская задолженность.

Справочно: удержание излишне выплаченных работникам вследствие счетных ошибок сумм производят на основании распоряжения нанимателя, сделанного им не позднее 1 месяца со дня неправильно исчисленной выплаты (п. 1 части второй ст. 107 Трудового кодекса РБ, далее – ТК).

Заработная плата, излишне выплаченная работнику нанимателем, в т.ч. при неправильном применении законодательства, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки.

При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных законодательством, – 50 % причитающейся к выплате работнику заработной платы (ст. 108 ТК);

– в ноябре 2012 г. работнику Воронину И.П. не выплачена заработная плата за октябрь 2012 г. в сумме 3 000 000 руб. (в организации срок выплаты заработной платы за первую половину месяца установлен 25-го числа, за вторую половину месяца – 10-го числа), также данная сумма не депонирована в срок (образовалась кредиторская задолженность).

Не полученная работником заработная плата была сдана в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет.

Справочно: выплата заработной платы производится регулярно в дни, определенные в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, но не реже 2 раз в месяц (ст. 73 ТК). Вот почему в ходе инвентаризации важно обратить внимание не только на наличие сумм заработной платы, не выплаченных работникам в срок из-за неявки, но и на задолженность, возникшую по вине нанимателя. В сумму такой задолженности включают невыплаченную заработную плату как основного персонала организации, так и внутренних и внешних совместителей.

Заработную плату выдают из кассы в течение 3 рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, поселковых и сельских Советов депутатов, поселковых и сельских исполнительных комитетов – в течение 5 рабочих дней).

Важно! Наниматели, за исключением организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями, имеющие просроченную задолженность по заработной плате на конец отчетного периода, с 1-го числа месяца, следующего за отчетным, применяют тарифную ставку 1-го разряда для расчета должностных окладов руководителей, специалистов и других служащих в размере, не превышающем величины тарифной ставки 1-го разряда, установленной Правительством для оплаты труда работников организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями, до ликвидации этой просроченной задолженности (подп. 1.3 п. 1 Указа Президента РБ от 27.11.1995 № 483 «Об обеспечении своевременной выплаты заработной платы»);

– также было выявлено, что в июле 2012 г. истек срок исковой давности по депонированной заработной плате по уволенному работнику Коваленко К.К. в сумме 200 000 руб., т.е. общий срок исковой давности составил 3 года (кредиторская задолженность).

Важно! В ходе инвентаризации расчетов с работниками проверяют правильность отражения задолженности перед работниками: наличие сумм заработной платы, не выплаченной работникам в срок из-за их неявки и не депонированной, выявляются суммы депонентской задолженности, по которым истек срок исковой давности (п. 64 Инструкции № 180).

Справочно: общий срок исковой давности установлен ст. 197 Гражданского кодекса РБ и составляет 3 года.

Если бухгалтерский учет ведется не с применением компьютерных программ, то для аналитического учета расчетов с депонентами по суммам своевременно не выданной заработной платы применяют книгу учета депонированной заработной платы по форме № 8.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Ситуация 3

По расчетам с подотчетными лицами инвентаризационной комиссией выявлено, что в установленный срок (2 августа 2012 г.) работником организации Морозовым Р.В. не возвращена сумма, выданная ему из кассы организации под отчет на командировочные расходы в размере 440 000 руб. (образовалась дебиторская задолженность).

Важно! Для инвентаризации расчетов с подотчетными лицами проверяют авансовые отчеты работников и расходные кассовые ордера. По этим документам проверяют соответствие выданных и возвращенных средств данным бухгалтерского учета, устанавливают целевое использование израсходованных сумм, проверяют наличие оправдательных документов, а также выявляют суммы, срок представления отчетов по которым истек (п. 65 Инструкции № 180).

Справочно: лица, получившие наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных карточек, в подотчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных в п. 1 части второй ст. 107 ТК.

Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах (п. 32 Инструкции № 107).

Результаты инвентаризации

По результатам инвентаризации:

1) составлена справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

2) акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

Бухгалтерские записи в декабре 2012 г. по результатам инвентаризации

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector