Goods-finder.ru

Финансовый аналитик
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Бухучет командировочных расходов в 2020 году

Бухучет командировочных расходов в 2020 году

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

Особенности направления в командировку

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ). Направление в командировку работников госучреждений и госслужащих регламентируется целым рядом нормативных актов. Для всех работодателей в России действует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749).
В командировку могут быть направлены работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем (п. 2 Положения № 749). Местом постоянной работы, из которого работник направляется в командировку, считается место расположения учреждения или его обособленного структурного подразделения, работа в котором обусловлена трудовым договором (п. 3 Положения № 749).
Не всех работников можно направлять в командировки. Согласно нормам ТК РФ запрещено командировать:

Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Женщины должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку. Такие же права предоставляются матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, работникам, имеющим детей-инвалидов, и работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).
Основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ, который оформляется по унифицированным Формам № Т-9 (для одного работника) или № Т-9а (для группы работников) . Командировочное удостоверение и служебное задание в настоящее время не оформляются.
Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В соответствии с пунктами 7, 19 Положения № 749 фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым им по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении. К ней также прилагаются документы, подтверждающие использование этого транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами о найме жилого помещения в месте командирования. Напомним, что действующие Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации утверждены постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085. Данными правилами предусмотрено обязательное заключение в письменной форме договора оказания гостиничных услуг. При осуществлении расчетов с потребителем гостиница выдает кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности.
При отсутствии проездных документов, документов о найме жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке его прибытия (убытия) к месту командирования (из места командировки) (п.

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для предварительного ознакомления.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Как по-новому считать командировочные расходы

Многочисленные изменения командировочных в 2020 году коснулись практически всех сфер экономической деятельности учреждения бюджетной сферы. Какие изменения коснулись порядка направления работников в служебные поездки, и что осталось неизменным?

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

  1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
  2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
  3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
  4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
  5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Порядок направления работников в служебные поездки должен быть регламентирован в локальном акте организации. Там же следует установить и нормы (максимальные суммы) командировочных расходов.

Изменения по командировочным с 2020 года

Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.

Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.

Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.

Размеры гарантированных выплат

По факту ограничений в законодательстве нет, и 2020 год — не исключение. Экономический субъект вправе самостоятельно определить размеры. Но учитывайте важные моменты:

  1. Затраты на оплату проживания (наем жилого помещения, аренда жилья, гостиницы) оплачивается по фактически понесенным издержкам. Но только при условии предоставления подтверждающей документации. Допустимо установить предельный минимум, который будет выплачен работнику, если он не подал подтверждающих документов. Например, жил у родственников. Компания вправе установить и максимальный лимит, а также требования к нанимаемому жилью. Например запретить съем номеров класса люкс (повышенной комфортности).
  2. Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии.
  3. Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
  4. Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере.

Некоторые специалисты ошибочно полагали, что Налоговый кодекс РФ регламентирует предельные значения. Разберемся в спорной ситуации.

Суточные по России

Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.

Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.

Читать еще:  Налоговый учет по налогу на прибыль

Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.

Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:

700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.

3000 – 2100 = 900 рублей.

Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.

Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.

Поездка за рубеж

Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.

Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.

Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).

Учитывайте следующие нюансы:

  • день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
  • день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.

Дни простоя, задержек и переносов рейса тоже подлежат оплате. Нормы определяются в зависимости от места фактического пребывания работника. Например, обратный рейс в Россию задержан на сутки. Этот день задержки оплачивается по нормам для загранкомандировок.

Однодневный выезд

Законодатели не утвердили минимальную продолжительность поездки, которую можно считать командировкой. Это может быть и один день, и неделя, и месяц, и год. Длительные поездки оплачиваются в стандартном режиме. А как оплатить однодневный выезд?

Платить или не платить суточные при однодневной командировке — решает работодатель. Например, в бюджетной сфере принято не оплачивать суточные (п. 11 Постановления Правительства № 749). Но ограничения действуют только в отношении федеральных бюджетников. Муниципальные учреждения утверждают собственные нормативы.

Заграничные однодневные выезды положено оплачивать в 50 % размере от нормы суточных при поездке за границу.

Порядок выплаты

Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:

  1. Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
  2. Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
  3. Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
  4. Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.

Расчет оформите служебной запиской или заявлением сотрудника на имя руководителя компании. Подайте заявление или служебную записку руководителю на рассмотрение. После утверждения издайте приказ о направлении работника в командировку и выплате аванса.

Порядок передачи денежных средств специалисту должен быть закреплен локальным нормативным актом. Допустимо перечислить деньги на банковскую карту или сберегательный счет работника. Выдать денежные средства можно наличными из кассы учреждения. Также для расчетов можно использовать корпоративную карту или казначейскую карту для бюджетников.

Бухгалтерский учет

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Командировочные расходы в 2020 году

Законодательная база

Понятие служебной командировки зафиксировано в ст. 166 ТК РФ, оплата суточных осуществляется в соответствии с ч. 1 ст. 168 ТК РФ. При этом определяются максимальные размеры начислений, не облагаемых НДФЛ. ПП РФ № 749 определяются особенности направления сотрудников в служебные поездки.

Какие поездки сотрудников можно считать командировкой

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается направление работника за пределы предприятия по поручению работодателя для решения производственных вопросов и выполнения служебных заданий. Минимальный срок такой поездки составляет один день, а вот максимум не ограничен (ее длительность определяется работодателем с учетом сложности и объема предстоящей работы).

Служебной командировкой нельзя считать:

  • служебную поездку, не требующую выезда сотрудника за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель;
  • служебные поездки лиц, постоянная работа которых носит разъездной характер (курьеры, экспедиторы) или осуществляется в пути (так работают проводники, машинисты поездов). Так как поездки входят в трудовую функцию, они не могут считаться командировкой;
  • поездку сотрудников, трудящихся на предприятии на условиях ГПХ.

Состав командировочных расходов: что обязаны оплатить

Если сотрудник отправляется в командировку, его заработная плата сохраняется. Также за наемным работником сохраняется его должность и рабочее место. Помимо этого, работодатель обязуется компенсировать расходы, понесенные в процессе отъезда.

Командировочные затраты включают в себя следующие статьи расходов:

  • проезд до пункта назначения и обратно;
  • размещение сотрудника в другом городе (аренда квартиры либо иного жилья, проживание в гостинице);
  • суточные расходы, например, покупка продуктов питания, проезд на городском автобусе, троллейбусе, метро);
  • прочие расходы, связанные с непосредственным исполнением трудовых обязательств.

Отметим, что на период пребывания в командировке работнику должен быть начислен доход из расчета среднего заработка за последние 12 календарных месяцев, предшествующих поездке.

Расчет суточных по России в 2020 году

Наниматель может самостоятельно определить размер компенсации за день служебной поездки. Как правило, это 700 рублей — в случае поездок по территории РФ (с суточных, превышающих эту норму, придется удерживать подоходный налог и считать страховые взносы). Сведения о полагающейся сумме должны быть внесены во внутренние локальные нормативные акты, в том числе в «Положение о командировках».

При выплате суточных учитываются:

  • определенная сумма за каждый день командировки, в том числе за выходные праздники, проведенные в поездке;
  • дни отъезда и возвращения, а также вынужденной задержки.

Аванс на командировочные расходы выдается сотруднику перед отправлением в поездку. Для получения денежных средств потребуется составить специальный документ — заявление на командировочные расходы.

Эти правила актуальны, если командировка длится более суток. Если же работник утром уезжает, а вечером уже возвращается, суточные ему не положены. В аналогичной ситуации при направлении за границу суточные должны выплачивать в размере 50 % от соответствующей нормы расходов.

Если вернувшись из одной поездки, работник в этот же день отправляется по заданию начальства в другую, компенсация за этот день будет производиться только по одной из поездок. Но если внутренними нормативными актами организации предусмотрена компенсация сразу по двум поездкам, это не будет считаться нарушением.

При расчете сумм необходимо помнить, что день отъезда — это день отправления транспорта, на котором сотрудник поедет к месту работы. А день прибытия — день возвращения к месту основной работы.

Возможны случаи, когда сотруднику, находящемуся в деловой поездке, не хватило средств, выданных работодателем, и некоторые траты он осуществил за свой счет. По возвращении, чтобы вернуть деньги, ему следует предоставить авансовый отчет с оправдательными документами. На основании отчета работнику будут компенсированы затраты на командировочные расходы.

Читать еще:  Способы списания материалов в бухгалтерском учете

Примеры расчета

Разберемся, как считать командировочные расходы на конкретных примерах.

Сотрудник был направлен в командировку по России на 5 дней. На 12.03.2018 на 10:20 у него куплен билет на поезд, 16 марта в 15:00 он возвращается. Размер ежедневных суточных в организации составляет 700 рублей.

Расчет следующий: 5 дней × 700 руб. = 3500 рублей — суточные.

Работник был направлен в служебную поездку на 10 календарных дней, с 5 ноября. Норма суточных, установленных в организации, — 500 рублей в день. Однако билет был приобретен на 04.11.2018 (время выезда 23:50). Обратный билет на поезд был куплен на 15.11.2018 года (время 04:20).

Расчет суточных: 12 дней (с 4 по 16 ноября) × 500 руб. = 6000 рублей.

В компании решено командировать специалиста на 8 дней. Норма суточных — 1000 руб. в день. По возвращению был простой из-за поломки транспорта (2 суток).

Расчет: 10 (8 + 2) дней × 1000 руб. = 10 000 рублей.

НДФЛ = (10 000 – (10 × 700)) × 13 % = 3000 × 13 % = 390 руб.

Сумма аванса по командировочным расходам на руки = 10 000 – 390 = 9610 руб.

Страховые взносы: (10 000 – (10 × 700)) × 30,2 % = 3000 × 30,2 % = 906 руб.

Суточные расходы при заграничных командировках в 2020 году

Теперь о том, по каким правилам рассчитываются командировочные расходы за границу.

Размер суточных выплат устанавливается работодателем в коллективном договоре или локальном акте. Чаще всего лимит не превышает 2500 рублей. По суточным такого размера платить НДФЛ не придется, а вот с превышения бухгалтеру компании придется рассчитывать НДФЛ и страховые взносы. Такие положения содержит Налоговый кодекс в п. 3 ст. 217.

Дату выезда из России и въезда в страну обратно для загранкомандировки определяют согласно п. 18, 19 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749:

  • для командировок в страны СНГ, для въезда в которые не делают отметки в паспорте, — по проездным документам;
  • для командировок в иностранные государства — по отметкам в загранпаспорте о том, что работник пересек границы.

Нередко перед выездом за границу сотруднику приходится перемещаться по территории РФ. В таком случае суточные выплачиваются по норме для командировок внутри России. А со дня пересечения границы используются нормы для заграничной поездки. День отправления из страны полностью оплачивается в иностранной валюте, а день прибытия в Россию — в рублях.

Какие еще затраты нужно учесть

Учитываются командировочные расходы: счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приказ Минфина № 94н). Бухгалтер компании должен включить в расходы на командировку все затраты работника, подтвержденные документально. Например:

  • стоимость проездных билетов до места назначения и обратно;
  • расходы на топливо;
  • счет за проживание сотрудника в гостинице;
  • различные сборы и услуги;
  • прочие расходы, имеющие строго целевое назначение;
  • с 2020 года — курортный сбор, если сотрудник более чем на сутки отправляется по работе в Крым, Краснодарский край, Ставропольский край, Алтай.

А вот дополнительные траты на личные нужды сотрудника, не одобренные руководством предприятия, не учитываются.

Примеры бухгалтерских проводок по командировочным расходам:

Учет командировочных расходов в 2020 году

В связи с очередными нововведениями, учет командировочных расходов изменился. И хотя изменения эти незначительны, бухгалтеру придется их учитывать при заполнении документов.

Расчет и оформление

Отправка сотрудников в другие города с важными поручениями – это довольно частое явление на предприятиях. Такие поездки называются командировками. Средства, выделяемые на такие поездки должны фиксироваться в бухгалтерском учете особым образом. Работодатель оплачивает пребывание сотрудника в другом городе или государстве, в соответствии с принятым в РФ трудовым законодательством. При этом за работником сохраняется средний заработок и должность.

Выдача денег осуществляется, чаще всего, через кассу предприятия. При этом сумма рассчитывается и выдается заранее, то есть до отъезда сотрудника. Для этого бухгалтер производит расчеты на основании приказа и письменного решения руководителя о направлении сотрудника в командировку. По возвращению, он обязан будет предоставить авансовый отчет в бухгалтерию.

Как бухгалтеру рассчитать сумму аванса для выдачи его подотчетному лицу? Ниже приведен список того, что следует учитывать при выдаче аванса и составлении авансового отчета:

  • сумма транспортных расходов, до места назначения и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице или хостеле;
  • деньги на питание (суточные);
  • средства на прочие расходы, разрешенные работодателем.

Сумма, выдаваемая в качестве суточных, не зависит от расходов на транспорт и жилье и учитывается отдельно. В 2017 году размер не облагаемых налогом суточных составляет не более 700 рублей по РФ и 2,5 тыс. рублей при командировках за рубеж. Если они превышают указанную сумму, с них вычитается налог (НДФЛ).

Средства выплачиваются как за будничные, так и за выходные дни. Также оплачиваются праздничные и дни вынужденной задержки в пути. После возвращения, работник должен отчитаться в течение 3 дней в бухгалтерии за потраченные суммы. На основании представленных документов формируется отчет.

В 2017 году отпала необходимость делать командировочное удостоверение и служебное задание сотруднику. Однако, с целью подстраховки, многие предприниматели продолжают их выдавать сотрудникам, чтобы не иметь лишний раз проблем с налоговыми службами. К тому же нередко такие сотрудники используют для поездок личный транспорт, что делает невозможным точно определить дату отправки и прибытия. Даже проездные документы или служебная записка не будет в этом случае весомым оправдательным документом. Поэтому, для многих предпринимателей эта возможность попросту неосуществима.

Учет расходов по загранкомандировкам

По своей сути, учет расходов на рабочую загранпоездку мало чем отличается, от такой же поездки, но только по России. Но все же она имеет некоторые особенности, которые следует учитывать. Они касаются, в первую очередь, расходов на оформление виз и загранпаспорта, а также обмена отечественной валюты на иностранную.

Если сотрудник приобрел валюту за рубежом, он обязан представить документы, подтверждающие факт обмена. При отсутствии этих документов, бухгалтер производит перерасчет в соответствии с курсом Центрального банка на дату совершения сделки. Все первичные документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский.

Суточные рассчитываются исходя из даты выбытия из страны отправленного сотрудника, указанной в паспорте, и прибытия его в Россию.

После возвращения, сотрудник обязан предоставить отчет. Все потраченные в иностранной валюте средства пересчитываются по курсу на дату, указанную в отчетном документе и указываются в отчете в рублях.

Учет при упрощенной системе налогообложения

При такой системе, командировочные расходы учитываются точно также, как и при обычной системе налогообложения. После возмещения, понесенных таким работником расходов, предприятие может уменьшить сумму налогооблагаемой прибыли. Но эти расходы должны быть обоснованы и подтверждены документально. Так как при УСН предприятие использует кассовый метод начисления, то дата утверждения авансового отчета считается днем, в котором должны учитываться произведенные расходы.

В командировку может быть направлен как работник организации, так и работник ИП. Однако, считается, что индивидуальный предприниматель не может быть работодателем и работником сам для себя. Это значит, что отправить себя в командировку он, по определению, не может.

Документальное оформление командировочных расходов

Авансовый отчет составляется с использованием бланка строгой отчетности АО-1. В документе указываются суммы, выданные под отчет и полученные в кассу после прибытия сотрудника на предприятие.

В авансовый отчет, к форме АО-1 также прилагаются оправдательные документы: путевой лист, чеки, квитанции, билеты за проезд. То есть, все сделки, совершенные сотрудником во время рабочей поездки, на которые расходовались выданные средства, должны быть задокументированы. Не стоит забывать, что расходы за жилье также должны быть документально оформлены, хотя бы договором или распиской об аренде жилого помещения, с указанной в нем суммой оплаты. При проверке учитываются только фактически выданные средства и оплаченные товары и услуги.

Читать еще:  Регистр налогового учета доходов и расходов

Командировочные расходы, как и любые другие, уменьшают налогооблагаемую базу. Так как их не так просто выявить налоговым службам, те очень внимательно следят за этой статьей расходов. Поэтому бухгалтеру нужно быть особенно щепетильным к предоставляемым работником оправдательным документов и составлению авансового отчета.

Суточные при командировках в 2020 году. Сколько платить работникам?

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

  • за каждый день, пока он находится в командировке;
  • за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день;
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) — 70 руб. за 1 евро;
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) — 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

  • 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
  • Суточные по России = 700 руб.
  • Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

  • 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
  • 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам .

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

  • за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
  • по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась, и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

  1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
  2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ, читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ».

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector